La pantalla Acciones presente en la ficha del expediente permite relacionar todas las acciones o actuaciones realizadas para la consecución de un caso o encargo profesional.
En cada acción individual podrá anotar una descripción, la fecha de realización y su duración.
Podrá imputar una tarifa en la casilla Importe devengado. GEDEX no exige que cuadre las cantidades cobradas con los costes. Tenga en cuenta que esta tarifa será para uso interno de su despacho, ya que no afecta a los apuntes presentes en la pestaña 'Economía'.
En la casilla Próximo Paso puede desglosar la acción en sus pasos individuales, o simplemente, anotar el próximo paso. Si conoce o ha oído hablar de las técnicas de organización GTD, es importante determinar y tener claro cuál es el próximo paso para acometer las acciones pendientes.
Para acciones que tienen su Fecha de realización dentro de varios meses, es recomendable utilizar la casilla Fecha inicio aviso. Así, podrá indicar que no desea recibir alertas sobre esta acción hasta que llegue la fecha de inicio de aviso. Esto es útil especialmente cuando tenga la certeza de que no va a trabajar inmediatamente en la consecución de esa acción.
Marque la casilla Pendiente para indicar que todavía no hemos completado esta tarea, o al menos necesita ser revisada. Desmarque la casilla cuando esté completada, para evitar que GEDEX le muestre alertas en el futuro.
La casilla Notificable al cliente nos permite determinar si deseamos que esta tarea pueda ser mencionada a nuestro cliente (en las minutas e informes impresos, por ejemplo). Si no marcamos esta casilla, GEDEX no mostrará esta tarea al cliente. Esto es útil cuando se trate de una tarea de gestión interna, de poca importancia o que en otras ocasiones tampoco le ha sido detallada.
Puede anotar quién ha realizado o a quién desea asignar la acción. Si la va a realizar usted mismo, pulse el botón Asignar a usted (con forma de cara que le mira directamente). En otro caso, si la acción la realizará otro miembro de su despacho, un profesional externo o empresa, pulse el botón A realizar por o bien Realizado por (el botón cambia si la acción está pendiente o no).
Para agilizar la consulta posterior, se diferencian cuatro clases principales de acciones: Tarea, Citación, Plazo y Notificación.
La Tarea engloba cualquier tipo de operación genérica, operaciones que se realizan en un momento concreto (por ejemplo, el jueves a las 12:30) por algún miembro del despacho o profesional externo delegado. Como ejemplos de tareas tendremos "Enviar burofax" o "Elaboración de informe".
Para registrar una nueva tarea use el botón Tarea, el cual mostrará en la mitad inferior de la pantalla diversas casillas donde podrá indicar todos los detalles de la misma. Vea en la siguiente imagen el ejemplo, en el que se muestran los detalles de la tarea "Estudiar informe pericial".
Puede registrar vistas, reuniones o señalamientos pulsando el botón Citación.
Puede registrar plazos con fechas de emplazamiento y de fin de plazo, pulsando el botón Plazo.
Puede registrar las notificaciones judiciales recibidas así como cualquier otra notificación que se haya realizado o recibido, pulsando el botón Notificación.
Algunas acciones llevan asociadas documentos, tanto físicos (papel) como digitales (por ejemplo, escaneado, PDF, emails, etc.)
Para recoger toda la documentación del expediente acceda a la pestaña Escritos.
Para consultar cómodamente el trabajo pendiente, las próximas vistas judiciales, tareas pendientes de resolver y otras gestiones, cuenta con las Agendas de Plazos, Citaciones y Tareas.
Igualmente, podrá también consultar la agenda de notificaciones para no dejar pasar el trabajo pendiente.
Utilice diferentes fichas de expedientes para cada asunto, tema, encargo o expediente. Un mismo cliente puede tener infinidad de expedientes distintos a lo largo del tiempo.
Al diferenciar en expedientes las distintas gestiones del cliente, ganará en organización, principalmente cuando el cliente solicita nuevos asuntos asiduamente o periódicamente.