La pantalla Escritos presente en la ficha del expediente permite registrar todos los escritos realizados y cualquier otra documentación digital o física relativa al expediente. Podrá registrar ficheros de cualquier tipo, como ficheros escaneados, copias de emails, documentos de Word, PDF, comprimidos, imágenes, vídeos de vistas judiciales, cajas con documentos en sus almacenes o archivos, etcétera.
Para registrar un escrito pulse el botón Nuevo. GEDEX se ocultará y mostrará una ventana donde puede seleccionar un fichero presente en su disco o en su red local. En caso de estar registrando un escrito en papel, o si todavía no ha creado el fichero, simplemente pulse el botón Cancelar.
Introduzca ahora en primer lugar la descripción del escrito. Opcionalmente, la fecha de presentación y el órgano donde se haya presentado.
Para seleccionar el órgano de presentación, pulse uno de los botones Jud. o Adm. para insertar órganos Judiciales o Administrativos respectivamente. Para insertar un nuevo órgano, use el botón Crear órgano nuevo. Si el órgano ya aparece en el listado, simplemente selecciónelo haciendo doble clic.
En la parte inferior se muestra la casilla 'Archivo en disco'. Esto permite asociar el escrito con un archivo presente en su red local o en su disco duro. Utilice esta casilla cuando el escrito haya sido elaborado por ordenador. Pulse el botón 'Editar "escrito' para seleccionar el archivo.
Si el archivo se encuentra ubicado en otro ordenador de su red local, tras pulsar 'Editar escrito' seleccione 'Escritorio' → 'Red' (en versiones antiguas de Windows 'Entorno de red') y después el nombre del otro ordenador.
En despachos que cuenten con red local, GEDEX puede ser utilizado desde varios ordenadores. En ese caso, tenga la precaución de utilizar siempre referencias a los archivos compartidos en red, en lugar de referencias locales en su disco duro. De otro modo el resto de miembros de su firma no podría usar sus documentos. Lea las instrucciones que hemos preparado para ubicar y reubicar en su red local los documentos, en Ubicación de Documentos, Escritos y Fotografías.
GEDEX le ofrece una nueva característica, la detección automática de documentos asociados a sus expedientes. Si ha creado una carpeta compartida en su red local a la que acceden usuarios de la red local para trabajar con los documentos, puede hacer que GEDEX la rastree automáticamente y detecte a qué expediente corresponde cada escrito.
Ésta es una característica sólo disponible en la edición Premium de GEDEX, y también para usuarios que mantienen renovado el soporte técnico del producto.
Para activar o desactivar el rastreo de documentos, simplemente pulse el botón "Red Local" presente en la pantalla Escritos.
Les recomendamos que mantengan esta nueva característica operativa para trabajar más cómodamente.
Para preparar el rastreo, acceda al menú Configuración → Red local e internet → Carpetas de documentos y escritos. Indique al programa que dispone de una carpeta en su red local, y escriba la ruta completa, por ejemplo, \\servidor\documentos
Para evitar problemas habituales en Windows con la desconexión de carpetas, les recomendamos que no usen una letra de unidad, sino directamente un recurso de la red local.
A partir de ahora use como prefijo de sus documentos de Word, Excel, etc., el código de referencia de sus expedientes, y observará que GEDEX los incluye automáticamente. Por ejemplo, al crear un nuevo documento llámelo 1000_08 Ejemplo.doc y GEDEX lo mostrará sin más pasos en el expediente 1000 del año 2008 (GEDEX admite otros formatos, en función de cómo lo haya configurado).
Igualmente, también puede crear una carpeta con la numeración de un expediente, por ejemplo la carpeta \\servidor\documentos\1000_08 Herencia Familia García\ y albergar en su interior los escritos y documentos de ese expediente. En este caso, no será necesario cambiar el nombre de los documentos, ya que GEDEX los reconocerá por el nombre de la carpeta.
Para no lentificar demasiado el acceso a la pantalla de Escritos, GEDEX sólo rastrea automáticamente una vez cada varios días la carpeta (y sus subcarpetas) que tenga definida en el menú Configuración → Red local e internet → Carpetas de documentos y escritos. También puede usted mismo forzar el rastreo pulsando el botón "Actualizar datos".
Observe que el rastreo de documentos sólo ocurre una vez al abrir el expediente, y si vuelve a abrirlo al día siguiente o lo abre desde otro de sus puestos de red, el rastreo ya no se produce, pues GEDEX recuerda la lista de documentos sin tener que volver a comprobarla.
En función del número de escritos y velocidad de su red, observará que se producen pausas prolongadas al acceder a la pantalla Escritos. Espere unos segundos; mientras puede comprobar qué carpetas van siendo rastreadas en la barra inferior de la pantalla de GEDEX.
GEDEX puede realizar el rastreo desde todos sus equipos o sólo desde alguno de sus puestos de red. El rastreo se activa pulsando el botón "Red Local". Les recomendamos que sólo activen el rastreo en el ordenador donde se encuentre físicamente la carpeta compartida. Es decir, si la carpeta está en \\PC5\docs entonces mantenga la característica operativa en el equipo PC5, y desactívela en el resto de equipos. Aunque esté desactivada en el resto, todos sus equipos podrán ver la lista de documentos.
Lea las detalladas instrucciones que hemos preparado para ubicar y reubicar en su red local los documentos, en Ubicación de Documentos, Escritos y Fotografías.
Cómo compartir carpetas en una red de área local
Ubicación de Documentos, Escritos y Fotografías.