Permite registrar los escritos realizados. Para registrar un escrito pulse 'Nuevo escrito'.
Introduzca entonces la descripción del escrito, fecha de presentación, órgano, tarifa, y si ha sido creado por ordenador, su archivo asociado en disco.
Para seleccionar el órgano de presentación, pulse sobre el triángulo invertido, y se desplegará la lista completa de órganos utilizados por otros expedientes.
Si desea insertar un nuevo órgano, pulse uno de los botones 'Jud.' o 'Adm.' para insertar órganos judiciales o administrativos respectivamente.
Al igual que sucedía con las acciones, las tarifas asociadas a cada escrito serán para uso interno de su bufete, su coste no afectará a los apuntes presentes en la pestaña 'Situación económica' (no requiere que cuadre las cantidades).
En la parte inferior se muestra la casilla 'Archivo en disco'. Esto permite asociar el escrito con un archivo presente en su red local o en su disco duro. Utilice esta casilla cuando el escrito haya sido elaborado por ordenador. Pulse el botón 'Editar "escrito' para seleccionar el archivo.
Si el archivo se encuentra ubicado en otro ordenador de su red local, tras pulsar 'Editar escrito' seleccione 'Entorno de red' y después el nombre del otro ordenador.
En despachos que cuenten con red local, GEDEX puede ser utilizado desde varios ordenadores. En ese caso, tenga la precaución de utilizar siempre referencias a los archivos compartidos en red, en lugar de referencias locales en su disco duro.
Por ejemplo, considere una red local con dos equipos: UNO y DOS. Ambos equipos comparten en red sus carpetas 'C:\Mis documentos' con el nombre DOCUMENTOS.
Si desde el equipo UNO nos referimos al archivo C:\Mis documentos\PRUEBA.DOC y usamos ese nombre, cuando GEDEX sea utilizado por el ordenador DOS no podrá encontrar el documento. Obviamente C:\Mis documentos\PRUEBA.DOC no se encontrará en su disco duro. La solución consiste en utilizar el nombre:
\\UNO\DOCUMENTOS\PRUEBA.DOC
y de ese modo, ambos equipos podrán acceder al archivo.
Para mayor información sobre cómo compartir recursos en red, consulte la documentación de su versión de Windows.
GEDEX le ofrece una nueva característica, la detección automática de documentos asociados a sus expedientes. Si ha creado una carpeta compartida en su red local a la que acceden usuarios de la red local para trabajar con los documentos, puede hacer que GEDEX la rastree automáticamente y detecte a qué expediente corresponde cada escrito.
Ésta es una característica sólo disponible en la edición Premium de GEDEX, y también para usuarios que mantienen renovado el soporte técnico del producto.
Para activar o desactivar el rastreo de documentos, simplemente pulse el botón "Red Local" presente en la pantalla Escritos.
Les recomendamos que mantengan esta nueva característica operativa para trabajar más cómodamente.
Para preparar el rastreo, acceda al menú Configuración → Red local e internet → Carpetas de documentos y escritos. Indique al programa que dispone de una carpeta en su red local, y escriba la ruta completa, por ejemplo, \\servidor\documentos
Para evitar problemas habituales en Windows con la desconexión de carpetas, les recomendamos que no usen una letra de unidad, sino directamente un recurso de la red local.
A partir de ahora use como prefijo de sus documentos de Word, Excel, etc., el código de referencia de sus expedientes, y observará que GEDEX los incluye automáticamente. Por ejemplo, al crear un nuevo documento llámelo 1000_08 Ejemplo.doc y GEDEX lo mostrará sin más pasos en el expediente 1000 del año 2008 (GEDEX admite otros formatos, en función de cómo lo haya configurado).
Para no lentificar demasiado el acceso a la pantalla de Escritos, GEDEX sólo rastrea automáticamente una vez cada varios días la carpeta (y sus subcarpetas) que tenga definida en el menú Configuración → Red local e internet → Carpetas de documentos y escritos. También puede usted mismo forzar el rastreo pulsando el botón "Actualizar datos".
Observe que el rastreo de documentos sólo ocurre una vez al abrir el expediente, y si vuelve a abrirlo al día siguiente o lo abre desde otro de sus puestos de red, el rastreo ya no se produce, pues GEDEX recuerda la lista de documentos sin tener que volver a comprobarla.
En función del número de escritos y velocidad de su red, observará que se producen pausas prolongadas al acceder a la pantalla Escritos. Espere unos segundos; mientras puede comprobar qué carpetas van siendo rastreadas en la barra inferior de la pantalla de GEDEX.
GEDEX puede realizar el rastreo desde todos sus equipos o sólo desde alguno de sus puestos de red. Les recomendamos que sólo activen el rastreo en el ordenador donde se encuentre físicamente la carpeta compartida. Es decir, si la carpeta está en \\PC5\docs entonces mantenga la característica operativa en el equipo PC5, y desactívela en el resto de equipos. Aunque esté desactivada en el resto, todos sus equipos podrán ver la lista de documentos.
Cómo compartir carpetas en una red de área local