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GEDEXManual de Usuario

Pantalla Escritos: Documentación física y digital del expediente

La pantalla Escritos presente en la ficha del expediente permite registrar todos los escritos realizados y cualquier otra documentación digital o física relativa al expediente. Podrá registrar ficheros de cualquier tipo, como ficheros escaneados, copias de emails, documentos de Word, PDF, comprimidos, imágenes, vídeos de vistas judiciales, cajas con documentos en sus almacenes o archivos, etcétera.

Para registrar un escrito pulse el botón +Nuevo. GEDEX le solicitará una Descripción, escriba algo que le facilite la localización en el futuro, por ejemplo, Diligencia para citar al demandado.

Si va a registrar un escrito digital (es decir, un fichero o documento en disco) puede usar ahora el botón Abrir escrito. GEDEX mostrará una ventana donde puede seleccionar un fichero presente en su disco o en su red local. Si todavía no ha creado el fichero, no necesita usar este botón. En caso de estar registrando un escrito en papel, con tener en GEDEX la descripción del escrito es suficiente para en el futuro saber que existe el mismo y poder buscar los papeles correspondientes en su archivo.

Sugerencia para registrar escritos digitales más rápido: mantenga pulsada la tecla Control y mientras pulse el botón +Nuevo. Así, GEDEX entenderá que ya tiene usted creado el escrito y directamente le mostrará la ventana para seleccionar el fichero. Se evitará tener que introducir la Descripción y pulsar el botón Abrir escrito.

Introduzca opcionalmente la fecha de presentación y el órgano donde se haya presentado.

Para seleccionar el órgano de presentación pulse uno de los botones Jud. o Adm. para insertar órganos Judiciales o Administrativos respectivamente. Para insertar un nuevo órgano, use el botón Crear órgano nuevo. Si el órgano ya aparece en el listado, simplemente selecciónelo haciendo doble clic.

En la parte inferior se muestra la casilla 'Archivo en disco'. Aquí aparecerá el nombre de fichero si el escrito tiene un archivo en su red local o en su disco duro.

Pulse el botón 'Mostrar escrito' (con forma de lupa) para visualizar (y modificar si corresponde) el archivo.

Pulse el botón 'Cancelar' (con forma de goma de borrar) para olvidar el archivo (sin destruirlo), de forma que ya no aparecerá reflejado en GEDEX. Se mantendrá la Descripción, fecha de presentación y demás detalles, pero el fichero de disco ya no se considerará ni se podrá volver a visualizar.

Pulse el botón 'Eliminar' (con forma de aspa dentro de un círculo rojo, situado junto a la lupa) para destruir el archivo definitivamente, borrándolo de su disco o red local. Se mantendrá la Descripción, fecha de presentación y demás detalles, pero el fichero de disco ya no existirá.

Pulse el botón 'Eliminar' (con forma de aspa dentro de un círculo amarillo anaranjado, situado junto al botón +Nuevo) para destruir el apunte del Escrito definitivamente así como para destruir el archivo definitivamente, borrándolo de su disco o red local.

Consideraciones especiales para redes locales

Si el archivo se encuentra ubicado en otro ordenador de su red local, tras pulsar 'Editar escrito' seleccione 'Escritorio' → 'Red' (en versiones antiguas de Windows 'Entorno de red') y después el nombre del otro ordenador.

En despachos que cuenten con red local, GEDEX puede ser utilizado desde varios ordenadores. En ese caso, tenga la precaución de utilizar siempre referencias a los archivos compartidos en red, en lugar de referencias locales en su disco duro. De otro modo el resto de miembros de su firma no podría usar sus documentos. Lea las instrucciones que hemos preparado para ubicar y reubicar en su red local los documentos, en Ubicación de Documentos, Escritos y Fotografías.

Detección automática de documentos asociados a sus expedientes

GEDEX le ofrece una nueva característica, la detección automática de documentos asociados a sus expedientes. Si ha creado una carpeta compartida en su red local a la que acceden usuarios de la red local para trabajar con los documentos, puede hacer que GEDEX la rastree automáticamente y detecte a qué expediente corresponde cada escrito.

Ésta es una característica sólo disponible en la edición Premium de GEDEX, y también para usuarios que mantienen renovado el soporte técnico del producto.

Para activar o desactivar el rastreo de documentos, simplemente pulse el botón "Red Local" presente en la pantalla Escritos.

Les recomendamos que mantengan esta nueva característica operativa para trabajar más cómodamente.

Para preparar el rastreo, acceda al menú Configuración → Red local e internet → Carpetas de documentos y escritos. Indique al programa que dispone de una carpeta en su red local, y escriba la ruta completa, por ejemplo, \\servidor\documentos

Para evitar problemas habituales en Windows con la desconexión de carpetas, les recomendamos que no usen una letra de unidad, sino directamente un recurso de la red local.

A partir de ahora use como prefijo de sus documentos de Word, Excel, etc., el código de referencia de sus expedientes, y observará que GEDEX los incluye automáticamente. Por ejemplo, al crear un nuevo documento llámelo 1000_08 Ejemplo.doc y GEDEX lo mostrará sin más pasos en el expediente 1000 del año 2008 (GEDEX admite otros formatos, en función de cómo lo haya configurado).

Igualmente, también puede crear una carpeta con la numeración de un expediente, por ejemplo la carpeta \\servidor\documentos\1000_08 Herencia Familia García\ y albergar en su interior los escritos y documentos de ese expediente. En este caso, no será necesario cambiar el nombre de los documentos, ya que GEDEX los reconocerá por el nombre de la carpeta.

Para no lentificar demasiado el acceso a la pantalla de Escritos, GEDEX sólo rastrea automáticamente una vez cada varios días la carpeta (y sus subcarpetas) que tenga definida en el menú Configuración → Red local e internet → Carpetas de documentos y escritos. También puede usted mismo forzar el rastreo pulsando el botón "Actualizar datos".

Observe que el rastreo de documentos sólo ocurre una vez al abrir el expediente, y si vuelve a abrirlo al día siguiente o lo abre desde otro de sus puestos de red, el rastreo ya no se produce, pues GEDEX recuerda la lista de documentos sin tener que volver a comprobarla.

En función del número de escritos y velocidad de su red, observará que se producen pausas prolongadas al acceder a la pantalla Escritos. Espere unos segundos; mientras, puede comprobar qué carpetas van siendo rastreadas en la barra inferior de la pantalla de GEDEX.

GEDEX puede realizar el rastreo desde todos sus equipos o sólo desde alguno de sus puestos de red. El rastreo se activa pulsando el botón "Red Local". Como sugerencia, si no usan un servidor de red especializado, pueden activar el rastreo en el ordenador donde se encuentre físicamente la carpeta compartida. Es decir, si la carpeta está en \\PC5\docs entonces mantenga la característica operativa en el equipo PC5, y desactívela en el resto de equipos. Aunque esté desactivada en el resto, todos sus equipos podrán ver la lista de documentos.

Ubicación de documentos, escritos y fotografías en GEDEX

Lea las detalladas instrucciones que hemos preparado para ubicar y reubicar en su red local los documentos, en Ubicación de Documentos, Escritos y Fotografías.

Ayuda adicional

Cómo compartir carpetas en una red de área local

Ubicación de Documentos, Escritos y Fotografías.

Ficha de un Expediente

Índice de ayuda GEDEX

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