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GEDEXManual de Usuario

Fichas de Contactos

GEDEX organiza sus contactos en fichas, individuales para cada uno de ellos.

GEDEX considera como contacto a todas las personas y entidades relacionadas con sus expedientes, bien sean clientes, letrados, clientes contrarios, letrados contrarios, otros intervinientes, jueces, secretarios, notarios, etcétera.

Para mostrar el listado de contactos, pulse el botón titulado 'Muestra sus contactos' con la imagen de unas personas.

El botón 'Muestra sus contactos'

En la ventana del listado, observe que se encuentra un botón el botón 'Insertar contacto' denominado 'Nuevo contacto' o 'Insertar contacto'. Pulse el botón y habrá creado una nueva ficha.

En esta ficha, podrá introducir toda la información referente al contacto: su nombre, direcciones, teléfonos, y otros datos de interés.

Todos los apartados dentro de una ficha son opcionales, de forma que si usted no desea rellenarlos, no tiene necesidad de hacerlo. Le recomendamos que al menos introduzca el nombre y los apellidos.

En caso de que el contacto sea una entidad, empresa, fundación, organización, etc, y no una persona física, pulse la casilla 'Entidad'. De ese modo, se adecuará la ficha para la introducción de personas jurídicas.

Ficha de contacto tipo Entidad

En caso de que el contacto sea un colectivo de personas físicas o de entidades, y no una persona física, pulse la casilla 'Grupo'. De ese modo, se adecuará la ficha para la introducción de listas o conjuntos de contactos.

Podrá definir múltiples grupos, según sus necesidades, por ejemplo, para relacionar personal de una misma organización, propietarios de una finca, familias, etcétera.

Junto a la casilla de los apellidos, aparece un botón con forma de pin amarillo. Si pulsa sobre él, se mostrará una pantalla superpuesta, que permite introducir características adicionales al nombre. Podrá introducir apodos, segundos nombres, tratamiento, y otros campos adicionales. Para ocultar dicha pantalla superpuesta, pulse otra vez sobre el botón.

Fechas de nacimiento, aniversario, deceso, fundación

La casilla 'Nacimiento', o en el caso de Entidades, 'Fundación', permite introducir una fecha. Para ello, pulse el botón con el número [15], y se mostrará un calendario. Puede navegar los meses y años pulsando los botones en su parte superior. Cuando localice una fecha, selecciónela con el ratón. Si le resulta más sencillo escribir la fecha por teclado, el formato a usar es: día, barra, mes, barra, año. Por ejemplo: 31/12/1980. Si desea borrar una fecha, selecciónela y use la tecla de borrar <--- o bien Supr.

Justo encima de la fecha de nacimiento (donde aparece un dibujo de un calendario y la palabra 'Nacimiento') puede hacer clic para ver la fecha de aniversario, deceso, fundación. Cada vez que haga clic se mostrará otra de las fechas.

GEDEX es sensible a las fechas de deceso, y en los listados de clientes observará junto a los nombres de fallecidos el símbolo

Dirección Particular, Trabajo, Correo y Fiscal

Las fichas de contactos disponen de cuatro direcciones: Particular, Trabajo, Correo y Fiscal. Puede mostrar cualquiera de ellas pulsando sobre las casillas [P], [T], [C] y [F].

Detalle de direcciones en fichas de contacto

En la imagen se muestra la casilla "P.J.", la cual contiene el Partido Judicial correspondiente a la dirección. Esta casilla la rellena automáticamente GEDEX.

Teléfonos y otros datos

En la parte central de las fichas se muestran seis casillas con teléfonos y otros datos de interés. Puede pulsar sobre ellas para seleccionar multitud de datos, por ejemplo: FAX del Trabajo, Organización, Colegio Oficial, Nº Seguridad Social, Cuenta Bancaria, etc.

Observe que al pulsar sobre una casilla, en la lista de datos disponibles, aparece un punto '·' junto a los datos que han sido rellenados.

Observe que las direcciones Particular, Trabajo, Correo y Fiscal tienen asociados diferentes colores. Dichos colores coinciden con los utilizados en las casillas de datos. Por ejemplo, la dirección del trabajo tiene el mismo color que la casilla 'Teléfono del trabajo' y 'FAX del trabajo'. Esto simplifica la localización de teléfonos cuando tenga mayor soltura con GEDEX.

Categorías

La casilla 'Categorías' le permite clasificar a sus contactos con atributos adicionales. Una vez pulse el botón Categorías, se mostrará una lista. Junto a cada categoría mostrada aparece un cuadro que podrá marcar o desmarcar. Para ocultar la lista de categorías, pulse de nuevo en la casilla Categorías.

Cómo enlazar fichas relacionadas

En ocasiones es interesante enlazar dos o más fichas de contactos entre sí. Por ejemplo, cuando un cliente es el responsable de una sociedad, es interesante contar con una ficha personal del cliente y otra diferenciada para su sociedad, pero importante también poder ir de una ficha a la otra con sencillez.

Igualmente, se pueden enlazar fichas de cónyuges, familiares, colegas, etcétera.

Para enlazar una ficha con otra, pulse el botón 'Enlaces'. Se mostrarán los enlaces actuales, junto a dos opciones para añadir más: 'Nuevo enlace' y 'Seleccionar cónyuge'. Haga doble clic y GEDEX mostrará una lista donde podrá identificar a la otra persona a enlazar.

Por ejemplo, para realizar el enlace de un padre y su hijo, seguiremos estos pasos:

- Abrir la ficha del padre.

- Hacer clic en el botón 'Enlaces'

- Hacer doble clic en 'Nuevo enlace...'

- Elegir en la lista el nombre del hijo.

Con ello, ahora será posible navegar desde la ficha del padre a la del hijo y viceversa.

Ayuda relacionada

Ficha Fiscal de su Despacho o Empresa

Partidos Judiciales

Funcionamiento de botones en el menú de GEDEX

Detección de Códigos Postales

Listín telefónico

Cómo buscar fichas de contactos

Importar y exportar fichas

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Ayuda adicional

Índice de ayuda GEDEX

Soporte Técnico

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