A diferencia de otros sistemas de gestión jurídica, GEDEX ofrece una gran flexibilidad a la hora de representar los códigos de identificación de sus expedientes.
Casi con toda certeza GEDEX puede ser configurado para utilizar el mismo sistema de numeración y clasificación de expedientes que habitualmente se utiliza en su despacho. A continuación le ofrecemos una descripción detallada de todas las posibilidades disponibles.
Si actualmente no utilizan ningún sistema de numeración para sus expedientes, puede dejar que GEDEX genere por usted números, los cuales puede ignorar por completo. En el futuro, podrá adoptar cualquier sistema de numeración que considere apropiado, y corregir los números que GEDEX generó o utilizarlos como base para su nueva numeración.
La numeración de expedientes realizada por GEDEX se basa en un número de orden, llamado código secuencial que va incrementándose de manera automática en una unidad cada vez que se inicia un nuevo expediente. Dicho incremento se realiza automáticamente por GEDEX, pero puede reemplazar libremente el número sugerido por cualquier otro, a su total discreción. Es posible por tanto dejar "huecos" (números sin utilizar), comenzar a contar a partir del número 3000, o repetir números en varios expedientes.
En caso de cambio manual del código secuencial GEDEX le avisará si intenta utilizar el mismo número que ya posea otro expediente, pero no impedirá que lo utilice por duplicado. Puede incluso tener tres o más expedientes con el mismo código secuencial.
Si hace uso del año de apertura como parte integrante de la numeración de sus expedientes, puede ser interesante comenzar a numerarlos con el número 1 cada nuevo ejercicio. Si desea usar esta posibilidad, marque en el menú la opción Configuración / Expedientes / Empezar numeración con código 1 cada año. Nota: aunque GEDEX comenzará con el código 1, podrá sin problemas añadir tres ceros manualmente para comenzar con el código 1000, por ejemplo.
Si desea que la numeración sea correlativa año tras año, de forma que el nuevo año tenga siempre números superiores a los de años previos, asegúrese de que no esté marcada en el menú la opción Configuración / Expedientes / Empezar numeración con código 1 cada año.
Otra posibilidad es comenzar con "números redondos" cada nuevo año. Es decir, que si finaliza un año con el código 2345, el nuevo año comience con el código 3000 (redondeando a millares). Para ello, al empezar un nuevo año borre el código que genere GEDEX (en el ejemplo anterior sería 2346) y escriba el 3000. Para su comodidad, le recomendamos en este caso que verifique no tener marcada en el menú la opción Configuración / Expedientes / Empezar numeración con código 1 cada año.
En las fichas de expedientes se muestra una casilla denominada Código referencia (en la pantalla Portada del expediente). Dicho código es la combinación tanto del código secuencial como del año de apertura del expediente.
Dependiendo de la tradición de su despacho, la representación del Código referencia puede ser configurada en varias formas.
Si en la representación de los códigos de referencia de expedientes acostumbran a incluir el año de apertura del caso, seleccione en el menú Configuración / Expedientes una de las siguientes opciones posibles, para indicar la posición relativa del año respecto al código secuencial:
- Mostrar el año delante del código secuencial
Para su tercer expediente del año 2002, se mostrará por ejemplo:
2002/3
02/3
02-003
etcétera
- Mostrar el año detrás del código secuencial
Para su tercer expediente, se mostrará por ejemplo:
3/2002
3/02
003-02
etcétera
Si no desea incluir el año de apertura del caso, seleccione la siguiente opción:
- Mostrar sólo el código secuencial, sin años
De esta forma, el año de apertura no se mostrará.
El año puede representarse con 2 o con 4 cifras. Si ha abierto su despacho después del año 2000, le recomendamos que use la representación con 2 cifras, o con 4 en caso contrario. Decida la representación adecuada y seleccione en el menú Configuración / Expedientes la opción:
- Mostrar año sólo con dos cifras
Si activa esta opción, los años se mostrarán como 98, 99, 00, 01, 02, 03...
Si deja esta opción sin activar, los años se mostrarán con 4 cifras (2003, 2004...)
Adicionalmente al año y el código secuencial, cuenta con la posibilidad de utilizar prefijos y sufijos. Éstos son textos, números y símbolos combinados en cualquier orden, a su entera discreción. Permiten, por ejemplo, codificar el tipo de expediente, la delegación del despacho, ubicación, abogado, o cualquier otro aspecto que consideren relevante. Por ejemplo, podrían utilizarlos para diferenciar los expedientes extrajudiciales con una letra E o X o EX (o cualquier otra cosa):
EX100/2003
03/100EX
Sugerencia: Salvo que la codificación usada en su despacho lo exija, recomendamos no utilizar prefijos y sufijos, ya que la mayoría de ellos pueden ser codificados específicamente haciendo uso de otras características de las fichas de expedientes. Por ejemplo, puede crear carpetas para separar expedientes de diferentes categorías, puede diferenciar expedientes extrajudiciales del resto mediante la casilla Tipo de expediente, puede indicar la ubicación física de la documentación del caso en la pantalla Asunto en la casilla Ubicación, etcétera, por lo que el uso de prefijos y sufijos está desaconsejado para evitar duplicidad de la información, lo cual suele llevar a errores.
Para activar o desactivar el uso de prefijos y sufijos, use el menú Configuración / Expedientes / Mostrar Prefijos y Sufijos. Al activar esta opción, las fichas de expedientes mostrarán junto a la casilla Código referencia una nueva casilla denominada Prefijos,sufijos.
Para introducir un Prefijo (es decir, un texto que se mostrará delante del código de referencia) simplemente escriba el prefijo en la casilla Prefijos,sufijos.
Para introducir un Sufijo (es decir, un texto que se mostrará detrás del código de referencia) escriba una coma y el sufijo en la casilla Prefijos,sufijos por ejemplo: ,EX
Para introducir tanto un Prefijo como un Sufijo escriba en la casilla Prefijos,sufijos el prefijo, un signo de coma y el sufijo.
Un ejemplo de uso con Prefijo y Sufijo, que podría indicar delegación de Barcelona Centro y expediente extrajudicial:
BCN,EX
Tenga en cuenta que puede seleccionar libremente qué significa cada prefijo o sufijo.
Siguiendo con el ejemplo anterior, al combinarse con el código de referencia del expediente quedaría algo como esto (en función del resto de opciones se mostrará de diversas formas):
BCN2003/100EX
BCN100/2003EX
BCN100EX
...etcétera
Para los expedientes tramitados en España cuenta en las fichas de expedientes con las casillas N.I.G. (número de identificación general o único) y Número de Autos, las cuales permiten tanto introducir los códigos correspondientes como cualquier otra codificación o texto adicional.