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GEDEXManual de Usuario

Codificación de sus Expedientes

A diferencia de otros sistemas de gestión jurídica, GEDEX ofrece una gran flexibilidad a la hora de numerar sus expedientes, permitiendo representar los códigos de identificación de sus expedientes con gran fidelidad a los usos y tradición de su firma.

Casi con toda certeza GEDEX puede ser configurado para utilizar el mismo sistema de numeración y clasificación de expedientes que habitualmente se utiliza en su despacho. A continuación le ofrecemos una descripción detallada de todas las posibilidades disponibles.

Sugerencia: Si está probando GEDEX y no tiene decidido cómo numerará sus expedientes, simplemente pulse el botón Restaurar recomendados para que GEDEX use los valores recomendados para la mayoría de firmas. Puede encontrar ese botón en el menú de Configuración → Configuración generalExpedientesRestaurar recomendados.

Numeración de Expedientes: Código de referencia

La numeración de sus expedientes se realiza en la pantalla Portada de las fichas de expedientes, en la casilla denominada Código referencia.

El Código referencia está formado por la combinación tanto de un número de orden o código secuencial como de opcionalmente el año de apertura del expediente (si su firma así lo decide).

Portada

Puede corregir y cambiar la numeración siempre que quiera. GEDEX le avisará si intenta utilizar el mismo número que ya posea otro expediente, pero no impedirá que lo utilice por duplicado. Puede incluso tener tres o más expedientes con el mismo código secuencial.

Código secuencial o número de orden

La numeración de expedientes realizada por GEDEX se basa en un número de orden, llamado código secuencial que va incrementándose de manera automática en una unidad cada vez que se inicia un nuevo expediente. Dicho incremento se realiza automáticamente por GEDEX, pero puede reemplazar libremente el número sugerido por cualquier otro, a su total discreción. Es posible por tanto dejar "huecos" (números sin utilizar), comenzar a contar a partir del número 3000, o repetir números en varios expedientes.

Si actualmente no utilizan ningún sistema de numeración para sus expedientes, puede dejar que GEDEX genere por usted números, los cuales puede ignorar por completo. En el futuro, podrá adoptar cualquier sistema de numeración que considere apropiado, y corregir los números que GEDEX generó o utilizarlos como base para su nueva numeración.

Año de apertura

En la mayoría de firmas es habitual incluir el año de apertura del expediente como parte integrante de su numeración (por ejemplo expediente 4/2011). En este apartado se comentan las diferentes formas de ordenar los expedientes en estos casos.

Cómo cambiar la representación de la numeración y el año

Dependiendo de la tradición de su despacho, la representación del Código referencia puede ser configurada en varias formas.

Si acostumbran incluir el año de apertura del caso, seleccione en el menú Configuración la opción Configuración generalExpedientes una de las siguientes opciones posibles, para indicar la posición relativa del año respecto al código secuencial:

- Mostrar el año delante del código secuencial
Para su tercer expediente del año 2012, se mostrará por ejemplo:

2012/3
12/3
12-003
etcétera

- Mostrar el año detrás del código secuencial
Para su tercer expediente, se mostrará por ejemplo:

3/2012
3/12
003-12
etcétera

- Mostrar sólo el código secuencial, sin años
De esta forma, el año de apertura no se mostrará. Si no desea incluir el año de apertura del caso, seleccione esta opción.

El año puede representarse con 2 o con 4 cifras. Si ha abierto su despacho después del año 2000, le recomendamos que use la representación con 2 cifras, o con 4 en caso contrario. Decida la representación adecuada y seleccione en el menú Configuración la opción Configuración generalExpedientes y marque la casilla:

- Mostrar año sólo con dos cifras
Si activa esta posibilidad, los años se mostrarán como 98, 99, 00, 01, 02, 03...
Si deja esta opción sin activar, los años se mostrarán con 4 cifras (2010, 2011...)

Prefijos y sufijos

Adicionalmente al año y el código secuencial, cuenta con la posibilidad de utilizar prefijos y sufijos. Éstos son textos, números y símbolos combinados en cualquier orden, a su entera discreción. Permiten, por ejemplo, codificar el tipo de expediente, la delegación del despacho, ubicación, abogado, o cualquier otro aspecto que consideren relevante. Por ejemplo, podrían utilizarlos para diferenciar los expedientes extrajudiciales con una letra E o X o EX (o cualquier otra cosa):

EX100/2013
13/100EX

Sugerencia: Salvo que la codificación usada en su despacho lo exija, recomendamos no utilizar prefijos y sufijos, ya que la mayoría de ellos pueden ser codificados específicamente haciendo uso de otras características de las fichas de expedientes. Por ejemplo, puede crear carpetas para separar expedientes de diferentes categorías, puede diferenciar expedientes extrajudiciales del resto mediante la casilla Tipo de expediente, puede indicar la ubicación física de la documentación del caso en la pantalla Asunto en la casilla Ubicación, etcétera, por lo que el uso de prefijos y sufijos está desaconsejado para evitar duplicidad de la información, lo cual suele llevar a errores.

Para activar o desactivar el uso de prefijos y sufijos, use en el menú Configuración la opción Configuración generalExpedientesMostrar Prefijos y Sufijos. Así las fichas de expedientes mostrarán junto a la casilla Código referencia una nueva casilla denominada Prefijos,sufijos.

Para introducir un Prefijo (es decir, un texto que se mostrará delante del código de referencia) simplemente escriba el prefijo en la casilla Prefijos,sufijos.

Para introducir un Sufijo (es decir, un texto que se mostrará detrás del código de referencia) escriba una coma y el sufijo en la casilla Prefijos,sufijos por ejemplo: ,EX

Para introducir tanto un Prefijo como un Sufijo escriba en la casilla Prefijos,sufijos el prefijo, un signo de coma y el sufijo.

Un ejemplo de uso con Prefijo y Sufijo, que podría indicar delegación de Barcelona Centro y expediente extrajudicial:

BCN,EX

Tenga en cuenta que puede seleccionar libremente qué significa cada prefijo o sufijo.

Siguiendo con el ejemplo anterior, al combinarse con el código de referencia del expediente quedaría algo como esto (en función del resto de opciones se mostrará de diversas formas):

BCN2003/100EX
BCN100/2003EX
BCN100EX
...etcétera

Etiquetas

Los expedientes cuentan también con la casilla Etiquetas, donde podremos introducir múltiples identificadores adicionales. Las etiquetas son una herramienta muy potente, que le permitirán clasificar de forma muy sencilla sus expedientes, para poder realizar búsquedas o filtrar los expedientes.

Es recomendable el uso de etiquetas para la mayoría de usos dados a los Prefijos y Sufijos. Así, recomendamos que su firma haga uso de Etiquetas en lugar de Prefijos y Sufijos, si es posible.

Ejemplo práctico de uso de etiquetas: Aseguradoras, Recobros y Entidades Bancarias

Para marcar los expedientes que nos ha pasado una aseguradora o entidad bancaria concreta, podríamos usar por ejemplo la etiqueta BBVA#7744, indicando con ello tanto el nombre de la entidad bancaria (BBVA) como un número de trámite o siniestro (7744). En el futuro, desde la casilla para realizar búsquedas, podríamos escribir "bbva#7744" para localizar ese asunto, o bien escribir "bbva#" para localizar todos los asuntos de esa entidad bancaria.

Ejemplo práctico de uso de etiquetas: Turno de oficio y Referidos

Otras posibilidades que ofrecen las etiquetas son marcar los expedientes que lleve del turno de oficio, por ejemplo con una etiqueta como "TURNO", expedientes cuya tramitación se realiza en nuestra oficina en la capital con "CENTRO", expedientes cuyos clientes nos han llegado mediante referencia por GEDEX o un portal jurídico o una guía telefónica con "BRINDYS", "AMARILLAS", etcétera.

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