("Mostrar solo usuarios de GEDEX").GEDEX ofrece varias posibilidades de uso cuando en el despacho utilizan el programa varias personas.
Una vez decida la política de seguridad, si opta por las opciones de Distinguir usuarios, será necesario crear una ficha de contacto por cada miembro del despacho, tanto letrados, procuradores, administrativos o colaboradores externos al despacho.
Para ver una lista con todos los usuarios de GEDEX cuenta con varias posibilidades:
1- Acceda al listado de contactos y pulse el botón ("Mostrar solo usuarios de GEDEX").
2- Acceda al menú Configuración → Configuración general → Seguridad → Ver listado de usuarios.
3- Acceda al listado de contactos → botón Filtrar (el embudo) → Ver listado de usuarios.
4- Acceda al menú Configuración → Usuarios → Ver listado de usuarios.
Se mostrará la lista de usuarios que pueden iniciar sesión en GEDEX. GEDEX exige la Contraseña Maestra para asegurarse de que usted está autorizado a ver esta información.
En el listado se muestran los usuarios de GEDEX creados con antelación.
Para añadir un nuevo usuario, pulse el botón "Insertar contacto"
y se mostrará una ficha de contacto idéntica a las usadas para crear clientes y otros intervinientes en sus expedientes, con la diferencia que esta ficha tiene un botón con forma de candado
("Identificación de Usuarios de GEDEX").
Pulse el botón Identificación de Usuarios de GEDEX
para configurar a este usuario de GEDEX. Se mostrarán varias opciones disponibles. Pulse el botón Es usuario de GEDEX y confirme que sí desea que este contacto sea un usuario de GEDEX.
Puede aprovechar ahora para decidir qué partes de GEDEX podrá usar este usuario: pulse el botón Permisos de Acceso a Fichas de Expedientes, podrá elegir si el usuario puede ver y modificar fichas de expedientes, datos económicos, acciones, etcétera.
Puede aprovechar ahora para decidir qué Sugerencias de edición de fichas se mostrarán a este usuario. Para ello use el botón Sugerencias de edición de fichas. Podrá por ejemplo indicar que los letrados no se dedican a dar de alta los intervinientes, que eso es tarea de sus secretarios. Puede escoger entre todas las sugerencias de edición disponibles, por ejemplo si no desea que GEDEX le recuerde dar de alta acciones, añadir causantes en los asuntos de herencias, etcétera.
Puede crear fichas impersonales (grupos de miembros) como por ejemplo, "Pasantes", de forma que asignando un expediente al usuario "Pasantes" cualquiera de ellos tengan acceso a dicho expediente. Por motivos obvios, la contraseña ya no será personal, sino que todos los pasantes deberán conocerla.
Le recomendamos que reduzca al mínimo el uso de las fichas impersonales. Es mucho mejor registrar en GEDEX el uso que cada usuario hace de manera personal. En especial, con el paso de los años, si su oficina va cambiando de personal, puede ser de interés saber quién realizó tareas años atrás.
En el listado de usuarios observará que hay uno con el texto "<< Usted". Se marca así el usuario con el que ha iniciado sesión usted en GEDEX.
Si el dato es incorrecto, y ya ha configurado a todos los usuarios:
Abra el menú Configuración - Configuración general - Seguridad. Pulse el botón Identificación de Usuarios de GEDEX o el botón Cambiar Contraseña Personal.
Alternativamente, o si usa una antigua versión de GEDEX:
- Si ha elegido la política de distinguir usuarios mediante la red local o la de no diferenciar usuarios, abra su propia ficha de usted y pulse el icono
Identificación de Usuarios de GEDEX - Es Usuario de GEDEX? y cierre la ficha. Responda afirmativamente cuando GEDEX le pregunte
"¿Es usted XXXXX?" (siendo XXXX su propio nombre).
- Si ha decidido que GEDEX solicite contraseñas personales, abra su propia ficha de usted y pulse el icono
Identificación de Usuarios de GEDEX - Cambiar Contraseña Personal y cierre la ficha.
Salga y vuelva a entrar en GEDEX (o use el menú Configuración - Usuarios - Cambiar de identidad).
Permisos de Acceso a Fichas de Expedientes
Configuración en bufetes o para uso por múltiples personas