Estas instrucciones le permiten trasladar sus documentos, escritos y fotografías a una nueva ubicación (por ejemplo, un nuevo servidor o disco duro) logrando que GEDEX pueda encontrarlos sin mayor intervención por su parte.
Normalmente sus documentos, escritos y fotografías que han sido relacionados en sus fichas de expedientes y contactos se encuentran en la carpeta "Mis documentos", si sólo usa Usted el ordenador. Pero tanto si su ordenador es empleado por varios usuarios de Windows, o si cuenta con una red local con varios ordenadores, es muy posible que con el paso de los años decida trasladar todos sus escritos a una nueva carpeta.
Para indicar a GEDEX que ha cambiado la ubicación de sus documentos, inicie el programa y seleccione en el menú Configuración → Red local e internet → Ruta base para documentos.
Podrá entonces introducir la ruta completa de cualquier carpeta de su sistema.
Adicionalmente, si cuenta con una red local, tiene total libertad para introducir una ruta UNC (una carpeta de su red local), por ejemplo dirigida a su ordenador servidor de archivos, como en este ejemplo:
\\maquina\recurso\carpeta\
Si no selecciona ninguna carpeta como ubicación por defecto para sus documentos, GEDEX tratará de seleccionar una ruta apropiada.
En caso de que un archivo cambie de ubicación, GEDEX tratará de localizarlo de manera automática, y si no lo encuentra, forzará la aparición de la ventana que solicita la ubicación para sus documentos y escritos (sin necesidad de usar el menú).
Para evitar la pérdida de tiempo que supondría corregir la ubicación de todos los documentos, las rutas UNC en las que aparece el nombre del servidor de GEDEX son abreviadas, eliminando el nombre del servidor. Esto permite al personal informático de su despacho cambiar el servidor o su nombre sin afectar a GEDEX.
GEDEX realiza una copia de cualquier escrito que se añade a su base de datos, de forma que si el usuario pierde el archivo original siempre pueda encontrar una copia en GEDEX. Dichas copias son gestionadas automáticamente, pero pueden ser encontradas por personal técnico informático en una carpeta llamada DOCS presente dentro de la carpeta de la base de datos de GEDEX.
Ubicación de la base de datos de GEDEX