GEDEXManual de Usuario

Ubicación de los Documentos, Escritos y Fotografías en GEDEX

Normalmente los documentos, escritos y fotografías que han sido relacionados en sus fichas de expedientes y contactos se encuentran en la biblioteca "Documentos" o en la carpeta "Mis documentos", si sólo usa Usted el ordenador.

Con el paso de los años, si su ordenador es empleado por varios usuarios de Windows o ha cambiado de ordenador, es muy posible que decida trasladar todos sus escritos a una nueva carpeta.

Ventajas de ubicar sus Documentos y Escritos en carpetas de red local

En despachos que cuenten con una red local, GEDEX puede ser utilizado desde varios ordenadores. En ese caso, es recomendable trasladar los escritos a una carpeta compartida de su red local para que su personal pueda compartir la información. La seguridad de Windows le permitirá también limitar quién puede acceder a cada carpeta o documento.

Por ejemplo, considere una red local con dos ordenadores llamados UNO y DOS. Ambos equipos comparten en red sus carpetas 'C:\Mis documentos' con el nombre DOCUMENTOS.

Si desde el equipo UNO nos referimos al archivo C:\Mis documentos\PRUEBA.DOC y usamos ese nombre, cuando GEDEX sea utilizado por el ordenador DOS no podrá encontrar el documento. Obviamente C:\Mis documentos\PRUEBA.DOC no se encontrará en su disco duro. La solución consiste en utilizar el nombre:

\\UNO\DOCUMENTOS\PRUEBA.DOC

y de ese modo, ambos equipos podrán acceder al archivo.

Para mayor información sobre cómo compartir recursos en red, consulte la documentación de su versión de Windows y la guía que hemos preparado: configurar una red para compartir ficheros.

Para obtener ayuda detallada sobre cómo nombrar sus escritos y cómo organizarlos en subcarpetas, para que en toda su red local sean localizados fácilmente desde GEDEX o incluso desde Windows, consulte el tema sobre organización de sus Escritos: Detección automática de documentos asociados a sus expedientes.

Cómo elegir una nueva ubicación de los Documentos y Escritos

Estas instrucciones le permiten reubicar sus documentos, escritos y fotografías a una nueva ubicación (por ejemplo, un nuevo servidor o disco duro) logrando que GEDEX pueda encontrarlos sin mayor intervención por su parte.

Para indicar a GEDEX una nueva ubicación de sus documentos, inicie el programa y seleccione en el menú Configuración → Red local e internet → Carpetas de Documentos y Escritos.

Podrá entonces introducir la ruta completa de cualquier carpeta de su sistema.

Adicionalmente, si cuenta con una red local, tiene total libertad para introducir una ruta UNC (una carpeta de su red local), por ejemplo dirigida a su ordenador servidor de archivos, como en este ejemplo:

\\maquina\recurso\carpeta\

Si tiene previsto ampliar GEDEX para ser usado en red local, o si ya cuenta con varios ordenadores en su despacho, es del todo recomendable que los archivos se encuentren en una carpeta de red en lugar de una carpeta solo accesible por un PC.

Ubicaciones predeterminadas

Si no selecciona ninguna carpeta como ubicación por defecto para sus documentos, GEDEX tratará de seleccionar una ruta apropiada.

En caso de que un archivo cambie de ubicación, GEDEX tratará de localizarlo de manera automática, y si no lo encuentra, forzará la aparición de la ventana que solicita la ubicación para sus documentos y escritos (sin necesidad de usar el menú).

Detalles técnicos: la triple barra \\\

Para evitar la pérdida de tiempo que supondría corregir la ubicación de todos los documentos, las rutas UNC en las que aparece el nombre del servidor de GEDEX son abreviadas, eliminando el nombre del servidor. Esto permite al personal informático de su despacho cambiar el servidor o su nombre sin tener que corregir los expedientes de GEDEX. Por ejemplo el fichero \\maquina\recurso\carpeta\fichero.doc se abreviará a \\\carpeta\fichero.doc

Cómo configurar GEDEX cuando se han reubicado solo algunos documentos

Cuando los escritos de un expediente sean cambiados de ubicación en su red local, el programa le indicará que se han perdido. Siga estas instrucciones para indicar al programa cómo debe realizar una reubicación automática, de forma que a partir de ahora busque esos escritos en una nueva ubicación.

Para hacer más sencilla la explicación, en este ejemplo tendremos que hasta ahora en GEDEX el escrito "perdido" se encontraba en:

\\antiguo\recurso\carpeta\escrito.doc

y a partir de ahora el escrito "perdido" se encuentra en:

\\otroservidor\otrorecurso\otracarpeta\escrito.doc

Como primer paso, y dado que GEDEX ofrece la posibilidad de reubicar documentos solo una vez por cada ejecución, es recomendable cerrar el programa (usando el menú Archivo → Finalizar ejecución, o en su defecto, Archivo → Salir) y posteriormente volver a iniciar GEDEX.

Acceda al listado de expedientes, abra uno de los expedientes que contienen un escrito a reubicar, y acceda a la pantalla Escritos. Inmediatamente el programa mostrará el aviso: Algunos documentos han sido reubicados recientemente, se han perdido o no son accesibles desde este ordenador, como: \\antiguo\recurso\carpeta\escrito.doc

Pulse Aceptar. GEDEX le preguntará: Confirme la ubicación donde se suelen encontrar la mayoría de sus documentos y escritos (la carpeta principal)... Actualmente se emplea: \\servidor\recurso\

Dado que en esta ocasión no estamos cambiando la ubicación por defecto de todos los documentos, sino que sólo vamos a reubicar algunos de ellos, responderemos pulsando No (para indicar que no vamos a usar una carpeta diferente a la actual).

Ahora GEDEX le da la opción de reubicar automáticamente sus documentos. Esto es lo que estábamos buscando. Se mostrará una pantalla con el mensaje: Si ha cambiado un viejo servidor o alguno de sus recursos de red, indique aquí el viejo nombre de red del recurso obsoleto.

Dado que el programa va a realizar una sustitución de texto en las rutas de sus documentos, nos solicita en primer lugar el texto incorrecto y posteriormente el texto correcto.

Siguiendo el ejemplo, escriba \\antiguo\recurso\carpeta\ porque en esta ocasión ha cambiado el nombre de la máquina, el recurso, y el nombre de la carpeta. Incluya la barra final. Pulse Aceptar.

De manera inteligente, si es necesario GEDEX solicitará ahora que escriba la nueva ubicación corregida. En el ejemplo escriba: \\otroservidor\otrorecurso\otracarpeta\ (terminado en la barra final).

A partir de ahora, GEDEX corregirá de forma automática todas las rutas del viejo servidor \\antiguo

Ayuda adicional

Cómo compartir documentos en red local

Detección automática de documentos asociados a sus expedientes

Índice de ayuda GEDEX

Ubicación de la base de datos de GEDEX

Soporte Técnico

Si considera que esta ficha debería ser mejorada o corregida, avísenos.
Prohibida la reproducción total o parcial de esta obra.
Copyright Brindys Software.