GEDEX incorpora unas prácticas agendas que resumen las acciones pendientes para que en todo momento pueda conocer la carga de trabajo pendiente.
Las agendas individuales de Plazos, Citaciones y Tareas incluyen cada una de ellas los apuntes correspondientes, y la denominada Agenda engloba los contenidos de todas las anteriores.
Las agendas está disponibles en las ediciones superiores de GEDEX. Con las ediciones más limitadas de GEDEX se ofrece de vez en cuando la posibilidad de disfrutar de las agendas, con la intención de que usted pueda conocerlas y optar por su uso.
Para visualizar cualquiera de las agendas, utilice el menú Ver, y elija una de las clases de acciones (Plazos, Citaciones o Tareas) o bien elija Agenda para ver todos los apuntes.
Sugerencia: use el botón Agenda situado en la bandeja de botones para poder visualizar la agenda a pantalla completa. De otro modo, la agenda sólo ocupará media pantalla.
En el pie de cada agenda encontrará algunas opciones que le permiten seleccionar qué contenidos exactos desea ver; por ejemplo, podrá filtrar los expedientes cerrados, los asignados a otros compañeros, etc.
Añada apuntes en la agenda fácilmente desde la pantalla Acciones de las fichas de expedientes. De ese modo, siempre tendrá organizada toda la gestión de cada encargo profesional (podrá en el futuro buscar qué tareas hay en una fecha concreta, o por otro lado, qué tareas hay en un expediente concreto).
Así, para introducir cualquier nuevo encargo, gestión o tarea (en GEDEX denominado acción), primero crearemos una ficha para el expediente, accederemos a la pantalla Acciones y pulsaremos el botón apropiado para crear: Tarea, Citación, Plazo, Notificación.
Todas las acciones o gestiones correspondientes a un mismo expediente se encuentran en la pantalla Acciones de la ficha del expediente correspondiente. Para organizar los apuntes de agenda y la información adicional de un mismo encargo profesional utilice un expediente.
En el pie de la agenda se muestra la opción Incluir expedientes cerrados (o bien Excluir expedientes cerrados) que permite mostrar u ocultar los detalles sobre expedientes ya cerrados. Es decir, expedientes que tienen una fecha de cierre en su carátula.
En el pie de la agenda se muestra la opción Incluir expedientes congelados (o bien Excluir expedientes congelados) que permite mostrar u ocultar los detalles sobre expedientes congelados. Es decir, expedientes marcados con el botón "Congelar", en su carátula.
En el pie encontrará también la opción Incluir expedientes ajenos (o bien Excluir expedientes ajenos) la cual permite mostrar u ocultar los detalles sobre expedientes ajenos, en los que usted no participe en su gestión, expedientes de otros compañeros de su despacho.
Puede seleccionar libremente la cantidad de semanas que se muestran en las agendas:
- Use la opción Mostrar más semanas en total en la agenda para incrementar el número de semanas que contendrá la agenda.
- Use la opción Mostrar más semanas pasadas en la agenda para que se muestren datos históricos de lo que aconteció en semanas anteriores. Útil por ejemplo para revisar citaciones de semanas anteriores o tareas que se realizaron entonces.
- Use las opciones Mostrar menos semanas... para reducir la cantidad de información que mostrará GEDEX.
- Use las opciones Usar tipos de letra más grandes/pequeños para adaptar los contenidos a sus necesidades visuales y a las de su monitor.
Para imprimir cualquiera de las agendas, haga clic sobre el icono ☰ Menú situado a la derecha del título de la agenda y elija la opción Imprimir. Se abrirá una copia de la agenda en su navegador web como vista previa, o se imprimirá directamente si no tiene marcada la opción Vista previa. Desde el navegador puede cambiar el tamaño y aspecto de la agenda antes de generar un PDF o imprimir en papel.
Puede encontrar el icono ☰ Menú en la parte superior de la pantalla, a la derecha. Justo debajo del botón Acerca de.
Si todavía usa una antigua versión de GEDEX, haga clic sobre el icono con forma de impresora, situado a la derecha del título de la agenda.
En todas las ediciones de GEDEX está disponible un estadillo en forma de listado detallado, denominado Avisos. Puede acceder desde el menú Ver → Avisos.
Cuenta también con la ventana de avisos externos de GEDEX, la cual permite consultar los avisos sin necesidad de iniciar GEDEX.
Aunque menos intuitivo que las vistas organizadas en forma de calendario semanal, con estas pantallas de avisos podrá consultar también el estado de sus expedientes. En este caso, tenga la precaución de ir resolviendo las acciones pendientes, para evitar que se sature la lista de avisos, la cual ha sido limitada en capacidad para no desbordarle por exceso de información.
Consultas Frecuentes sobre GEDEX
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