GEDEX usa los datos fiscales de su despacho para preparar las minutas. En firmas que están empezando a usar GEDEX, el programa consultará cada vez que se edite la ficha de un contacto, para determinar si ese contacto es quien representa fiscalmente a su firma.
Si cada vez que cierra la ficha de un contacto el programa persiste en preguntarle "Indique si su despacho o empresa es XXXXX", le recomendamos que siga estas instrucciones para que la pregunta no vuelva a aparecer. Si de momento sólo está probando el software, puede evitar fácilmente configurarlo, simplemente, responda afirmativamente a la pregunta anterior en una ficha de contacto cualquiera.
Necesitará crear una ficha de contacto para su despacho o empresa, con sus propios datos, según se explica a continuación. A esta ficha de contacto la denominaremos Ficha Fiscal para simplificar la lectura de las instrucciones.
Pulse el botón titulado 'Ver Contactos' con la imagen de unas personas para mostrar el listado de contactos.
Si su pantalla es muy apaisada (por ejemplo los portátiles en formato cine) los botones se mostrarán más pequeños:
En la ventana del listado, observe que se encuentra
un botón
denominado
'Nuevo contacto' o
'Insertar contacto'. Pulse el botón y habrá creado una nueva ficha.
En esta ficha, podrá introducir toda la información de contacto que desee: su nombre, dirección fiscal, teléfonos y otros datos de interés.
Escriba en su ficha fiscal tanto su denominación fiscal (razón social o nombre y apellidos) como su identificación fiscal.
Para introducir su identificación fiscal, bien sea un NIF español, RFC mexicano, Cédula de Ciudadanía, u otros números de identificación utilizados por el organismo tributario de su país, haga clic en la casilla situada debajo del nombre, a la izquierda de la fecha de nacimiento. En este ejemplo, es la casilla NIF en la que se ha introducido el documento 12345678Z. A su derecha aparece una indicación de que el documento es un NIF válido.
En caso de que la ficha sea para una entidad, empresa, fundación, organización, etc, y no una persona física, pulse la casilla 'Entidad'. De ese modo, se adecuará la ficha para la introducción de personas jurídicas.
Las fichas de contactos disponen de cuatro direcciones: Particular, Trabajo, Correo y Fiscal.
Le recomendamos que introduzca la dirección Fiscal. Para ello, muestre la dirección fiscal pulsando en la pestaña [Fiscal] con color de fondo verde claro.
Si lo desea, posteriormente podrá mostrar cualquiera de las direcciones pulsando sobre las casillas [Particular], [Trabajo], [Correo] y [Fiscal].
Si desea que las minutas incluyan el logotipo de su despacho o empresa, inserte una fotografía en la ficha (usando el botón Insertar fotografía).
Cierre la ficha que ha creado. Para ello use el botón Cerrar situado en la derecha, o use el aspa de la esquina superior derecha de la ficha.
GEDEX le preguntará si los datos recién introducidos corresponden a su despacho o empresa, con la pregunta: "Indique si su despacho o empresa es XXXXXX". Responda afirmativamente.
En caso de que GEDEX no le haya preguntado, acceda al menú Configuración → Configuración general → Fiscal. Si en esa pantalla aparece el nombre de otro usuario o empresa, pulse el botón Quitar. Finalmente, vuelva a visualizar su ficha fiscal y repita este tercer paso.
Para realizar cambios en el futuro, simplemente localice su ficha fiscal, ábrala y modifique lo que necesite. Cuenta con varias formas para localizar su ficha fiscal, que se comentan a continuación.
Para localizar rápidamente la ficha fiscal acceda al menú Configuración → Configuración general → Fiscal. Si en esa pantalla aparece el nombre fiscal de su despacho o empresa, haga clic sobre él y se abrirá la ficha en pantalla para que pueda revisar o modificar cualquier dato.
Alternativamente para visualizar la ficha fiscal, en el listado de contactos puede localizar la ficha fiscal. Haga un simple clic para visualizar un resumen, o doble clic para abrir y poder ver y modificar todos los datos de la ficha.
Localice en el listado de contactos al cliente. Haga doble clic para visualizar su ficha, y en ella, pulse en la parte inferior (debajo de los teléfonos, a la derecha) el botón Minutas.
Consulte la pantalla Economía de la ficha de expediente.
Configuración Fiscal, Impuestos y Datos Fiscales
Cómo crear una ficha de contacto en GEDEX
Funcionamiento de botones en el menú de GEDEX
Cómo buscar fichas de contactos
Eliminar una ficha de contacto