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GEDEXManual de Usuario

Fichas de Contactos

GEDEX organiza sus contactos en fichas, individuales para cada uno de ellos. Por ejemplo, puede crear fichas de contactos: para usted, para un cliente que tiene varios expedientes, para un procurador contrario, jueces, secretarios, empresas cliente, y otra ficha por ejemplo para el director de esa empresa, clientes contrarios, testigos, etc.

Para buscar un contacto use la tecla F2 o la casilla de búsqueda, de color verde.

Para mostrar el listado de contactos pulse el botón Ver contactos. Dicho botón puede encontrarlo en la bandeja de botones.

El botón 'Ver contactos'

Cómo crear una nueva ficha de contacto

En el listado de contactos, observe que se encuentra un botón el botón 'Insertar contacto' denominado 'Nuevo contacto' o 'Insertar contacto'. Pulse el botón para crear una nueva ficha.

En la nueva ficha podrá introducir toda la información referente al contacto: su nombre, direcciones, teléfonos, y otros datos de interés.

Todos los apartados dentro de una ficha son opcionales, de forma que si usted no desea rellenarlos, no tiene necesidad de hacerlo. Le recomendamos que al menos introduzca el nombre y apellidos.

Ficha de contacto de ejemplo

Teléfonos y otros datos

En la parte central de las fichas se muestran seis casillas de usos múltiples, con teléfonos y otros datos de interés.

Observe las seis casillas para teléfonos y otros datos de interés

En esta imagen de ejemplo se muestra que junto al nombre "E-mails Personales" hay una pequeña flecha (señalada con la gran flecha verde). Si pulsa en ella podrá seleccionar multitud de datos, por ejemplo: Organización, Colegio Oficial, Num. Seguridad Social, FAX del Trabajo, Cuenta Bancaria, matrículas de vehículos, etc.

Observe en la misma imagen de ejemplo que en la casilla donde aparece la Profesión hay un triángulo verde. Si lo pulsa se mostrarán diferentes profesiones para facilitarle no tener que escribirlas a mano. Igual que con las profesiones, muchos otros datos también muestran el triángulo verde para que pueda escoger de entre los valores que hayan usado en otras fichas.

Al pulsar en el nombre de una casilla (Móvil Personal, Cuenta Bancaria, etc.) se muestra la lista de datos disponibles, y aparece un punto '·' junto a los datos que han sido rellenados. Así se facilita elegir qué datos desea mostrar en la ficha.

Carpeta del Cliente

Conozca con detalle las posibilidades que le ofrece GEDEX para despachos que utilizan Carpetas del Cliente como forma de organización (una carpeta por cada cliente, y dentro de ella, todos los asuntos del mismo). Pulse aquí para leer sobre las Carpetas del Cliente.

Fichas de contacto para Personas, Entidades y Colectivos

Para personas físicas, use la casilla 'Persona'. Esta es la opción que se marca por defecto.

Para entidades, empresas, fundaciones, organizaciones, etc, pulse la casilla 'Entidad'. De ese modo, se adecuará la ficha para la introducción de personas jurídicas.

Ficha de contacto tipo Entidad

En caso de que el contacto sea un colectivo de personas físicas o de entidades, pulse la casilla 'Colectivo' (Grupo). De ese modo, se adecuará la ficha para la introducción de listas o conjuntos de contactos. Use esta casilla Colectivo también si se trata de una entidad sin personalidad jurídica.

Podrá definir múltiples colectivos, según sus necesidades, por ejemplo, para relacionar personal de una misma organización, copropietarios de un edificio, familias, etcétera.

Fechas de nacimiento, aniversario, deceso, fundación

La casilla 'Nacimiento', o en el caso de Entidades, 'Fundación', permite introducir una fecha. Para ello, pulse el botón con el número [15], y se mostrará un calendario. Puede navegar los meses y años pulsando los botones en su parte superior. Cuando localice una fecha, selecciónela con el ratón. Si le resulta más sencillo escribir la fecha por teclado, el formato a usar es: día, barra, mes, barra, año. Por ejemplo: 31/12/1980. Si desea borrar una fecha, selecciónela y use la tecla de borrar o o bien Supr.

Justo encima de la fecha de nacimiento (donde aparece un dibujo de un calendario y la palabra 'Nacimiento') puede hacer clic para ver la fecha de aniversario, deceso, fundación. Cada vez que haga clic se mostrará otra de las fechas.

GEDEX es sensible a las fechas de deceso, y en los listados de clientes observará junto a los nombres de fallecidos el símbolo

Dirección Particular, Trabajo, Correo y Fiscal

Las fichas de contactos disponen de cuatro direcciones: Particular, Trabajo, Correo y Fiscal. Puede mostrar cualquiera de ellas pulsando sobre las casillas de colores pastel.

Detalle de direcciones en fichas de contacto

En la imagen se muestra la casilla "P.J.", la cual contiene el Partido Judicial correspondiente a la dirección. Esta casilla la rellena automáticamente GEDEX.

Observe que las direcciones  Particular ,  Trabajo ,  Correo  y  Fiscal  tienen asociados diferentes colores. Dichos colores coinciden con los utilizados en las casillas de teléfonos y otros datos. Por ejemplo, la dirección del trabajo tiene el mismo color que la casilla 'Trabajo' (el Teléfono del trabajo) y 'E-mails Trabajo'. Esto simplifica la localización de teléfonos cuando tenga mayor soltura con GEDEX.

Junto a las direcciones aparece también la casilla  Nombre , la cual permite introducir características adicionales al nombre. Podrá introducir apodos, segundos nombres, tratamiento, y otros campos adicionales.

Búsqueda de Códigos Postales

A la izquierda del nombre de la vía o dirección se encuentra el Código Postal. Haga clic sobre las palabras 'Código Postal' para visitar la web de Correos y poder descubrir códigos postales y completar direcciones.

Si la dirección es extranjera, rellene en primer lugar la casilla del País y posteriormente haga clic en las palabras 'Código Postal' o 'ZIP' o equivalente en cada país.

Cómo enlazar fichas relacionadas

En ocasiones es interesante enlazar dos o más fichas de contactos entre sí. Por ejemplo, cuando un cliente es el responsable de una sociedad, es interesante contar con una ficha personal del cliente y otra diferenciada para su sociedad, pero importante también poder ir de una ficha a la otra con sencillez.

Igualmente, se pueden enlazar fichas de cónyuges, familiares, colegas, etcétera.

Para enlazar una ficha con otra, pulse el botón 'Enlaces'. Se mostrarán los enlaces actuales, junto a dos opciones para añadir más: 'Seleccionar cónyuge' y 'Nuevo enlace'. Haga doble clic y GEDEX mostrará una lista donde podrá identificar a la otra persona a enlazar.

Por ejemplo, para realizar el enlace de un padre y su hijo, seguiremos estos pasos:

- Abrir la ficha del padre.

- Hacer clic en el botón 'Enlaces'

- Hacer doble clic en 'Nuevo enlace...'

- Elegir en la lista el nombre del hijo.

Con ello, ahora será posible navegar desde la ficha del padre a la del hijo y viceversa.

Consultar los expedientes y las minutas de un cliente

En las fichas de contactos que sean clientes de su firma podrá hacer uso adicional de los botones 'Expedientes Abiertos', 'Expedientes Cerrados', 'Todos', 'Minutas'. Esos botones se encuentran a la derecha de los botones de Observaciones y Enlaces.

Puede mostrar la lista de los expedientes abiertos, de los expedientes cerrados, de todos los expedientes o de las minutas del cliente, usando respectivamente los botones 'Expedientes Abiertos', 'Expedientes Cerrados', 'Todos', 'Minutas'. En la lista de los expedientes, puede hacer clic sobre uno de ellos para acceder directamente a la ficha del expediente.

Contactos que son Usuarios de GEDEX

Para poder identificar a los usuarios de GEDEX se utiliza el botón con forma de candado Identificación de Usuarios. Podrá elegir los Permisos de acceso a fichas de Expedientes, las Sugerencias de edición de fichas, cambiar la contraseña del usuario, y otras funciones.

Ayuda relacionada

Ficha Fiscal de su Despacho o Empresa

Cómo eliminar fichas de contactos

Cómo desvincular a antiguos miembros de su Despacho o Empresa

Partidos Judiciales

Funcionamiento de botones en el menú de GEDEX

Detección de Códigos Postales

Listín telefónico

Cómo buscar fichas de contactos

Importar y exportar fichas

Eliminar una ficha de contacto

Ayuda adicional

Índice de ayuda GEDEX

Soporte Técnico

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