Las fichas de expedientes y de contactos pueden ser protegidas de forma que sólo algunos usuarios de su despacho puedan abrirlas, mediante la pulsación de la casilla 'Privado' con forma de candado.
Al marcar una ficha con la casilla Privado se protege la información sensible frente al acceso por parte del resto del personal del despacho, impidiéndoles abrir esas fichas.
La casilla Privado sólo pueden marcarla o desmarcarla los administradores, y ha sido diseñada para despachos que cuenten con múltiples usuarios de GEDEX.
El administrador (o administradores) puede configurar GEDEX para que cada miembro del despacho cuente con una contraseña personal. Igualmente, GEDEX permite la creación de usuarios "impersonales" (o grupos de miembros) los cuales son tratados como un único usuario genérico, como por ejemplo un grupo de pasantes o administrativos.
Al configurar a los usuarios, el administrador define si un usuario puede o no visualizar las fichas que tengan marcada la casilla 'Privado'.
> Si usted no es la persona administrador de su despacho, y tiene necesidad de visualizar una ficha marcada con Privado, póngase en contacto con sus superiores para que le otorguen permiso. Mientras tanto no podrá acceder a las fichas que hayan sido protegidas con el candado Privado.
Preparar GEDEX para bufetes o múltiples usuarios