Utilice esta pantalla para anotar los cobros y pagos, así como las minutas que se generen con relación al expediente.
Podrá crear múltiples apuntes, y ordenarlos por fechas. En esta pantalla verá reunida toda la información. Se mostrará en la parte superior un listado con todos los apuntes que vaya creando, y en la parte inferior unas casillas, las cuales le permitirán configurar un apunte cada vez.
Elija el tipo de apunte que desea crear de entre los que le ofrece GEDEX: Provisión, Suplido, Minuta, Gasto, Honorarios, A cuenta. No todos los tipos están disponibles en todas las ediciones de GEDEX, ni en antiguas versiones.
Para crear nuevos apuntes adicionales, pulse el botón '+ Nuevo'.
En el siguiente ejemplo se muestra un expediente con varios apuntes ya creados:
En el ejemplo, se ha seleccionado el primer apunte, de tipo Minuta, haciendo clic sobre la fila superior (la cual se ha vuelto de color amarillo) y su detalle se muestra en la parte inferior de la ventana.
En esta pantalla Economía se muestran todos los cobros y demás movimientos que afectan a un expediente concreto.
No confunda el concepto: en esta pantalla no se muestran todos los cobros realizados a un cliente, sino los cobros y demás movimientos que afectan a un expediente concreto. Su cliente puede que intervenga en decenas de expedientes, o también puede que varios clientes intervengan en este expediente.
Sus clientes habituales aparecerán en cada uno de los expedientes en los que intervengan.
Si desea ver todas las minutas de un cliente concreto, acceda a la ficha de ese cliente y pulse el botón 'Minutas'. Se mostrará la lista de minutas de ese cliente.
Tras haber pulsado el botón '+ Nuevo' elija en primer lugar la clase de apunte (pulsando en las palabras Provisión, Suplido, Gasto, Minuta etc.) En la parte inferior de la pantalla (osea, debajo del listado de apuntes) podrá rellenar las diversas casillas vacías que conforman los datos del apunte económico. Observe que las casillas vacías varían en función de qué tipo de apunte haya elegido.
Rellene las casillas según corresponda, fechas de cobro, pago o emisión, y anote las cantidades monetarias asociadas.
Para introducir fechas, lo más sencillo es pulsar el botón que tienen situado a su derecha, con forma de hoja de calendario con el número 15. Se visualizará un calendario para que elija cómodamente la fecha. Para introducir la fecha de hoy puede hacer doble clic en dicho botón. El calendario incluye botones para ir al mes/año anterior/siguiente. Si desea borrar una fecha, selecciónela con el ratón y pulse la tecla de borrar ←
Las cantidades monetarias pueden ser introducidas en euros, dólares y múltiples otras monedas occidentales. Para seleccionar la moneda, pulse sobre el icono con forma de pila de monedas. Si al pulsar el icono no le da opción a seleccionar la moneda, abra en el menú Configuración → Configuración general → Moneda y configure apropiadamente las opciones allí presentes.
Al cambiar la moneda de un apunte (con el icono mencionado anteriormente), se realizará la conversión automática de antiguas monedas, según las normas oficiales de redondeo en la conversión. La conversión está disponible entre monedas que tengan equivalencia fijada.
Observe las casillas cuadradas tituladas 'Cobrado' y 'Pagado' (depende de la clase del apunte aparecerán una o la otra). Si marca estas casillas, GEDEX considerará que ya se ha cobrado/pagado el apunte.
Este concepto es independiente de la fecha de cobro/pago, y le permite expresar de forma sencilla el estado de cuentas.
Por ejemplo, puede dejar sin marcar la casilla 'Cobrado' y escribir la fecha de mañana, para indicar que lo vamos a cobrar mañana. Por ejemplo, porque el cliente nos ha pedido posponer el cobro hasta mañana.
O también, marcar una casilla 'Pagado' y escribir una fecha de la semana pasada.
Por último, en épocas de crisis, es habitual tener una fecha de hace meses y no haber marcado la casilla 'Cobrado', para indicar a GEDEX que esté atento pues ya deberíamos haber cobrado.
GEDEX tiene en cuenta estas casillas de cobros y pagos que deberían haberse imputado en cierta fecha y que están pendientes o sufren retraso, y le avisará puntualmente cuando surjan estas circunstancias.
También, en la lista de apuntes observará que el color en que se muestran las cantidades le permite de un vistazo diferenciar cantidades adeudadas, ya cobradas, pendientes de cobro, etc.
En algunos países la posibilidad de dejar apuntes pendientes de cobro o pago afecta a la posibilidad de declarar el apunte, y puede que no estén disponibles por motivos fiscales.
Utilice el botón 'Totales' para visualizar un resumen de cobros y pagos, desglosados en euros, dólares y otras monedas. En el resumen, puede mostrar y ocultar cualquier moneda pulsado el botón con su nombre (Euros, Dólares US, moneda local).
Para cada cliente puede crear varios expedientes, y en cada expediente puede crear minutas.
Para generar una minuta, haga clic en el botón Minuta.
Podrá intentar directamente la creación de la Minuta; cualquier dato necesario para su elaboración se lo irá solicitando GEDEX. Por ejemplo, podrá definir un sujeto pasivo diferente al cliente principal; podrá cambiar el importe a minutar y GEDEX dinámicamente ajustará los conceptos.
A diferencia de otros programas que intentan forzarle a usar un sistema propio de contabilidad, con GEDEX puede emplear cualquier herramienta del mercado que cumpla con la legislación vigente. En España recomendamos ContaSol y otros programas que hayan sido desarrollados en España, aunque no estamos afiliados con esas empresas de ningún modo. En España, si va a elaborar minutas con GEDEX o a anotar los apuntes económicos de sus expedientes, tenga en cuenta que la reciente legislación vigente le impide utilizar otro software adicional (como por ejemplo los mencionados en este mismo párrafo) y deberá hacer uso exclusivo de un único software para facturar.
Cuenta con varias posibilidades para conseguir que la Minuta incluya detalles de los derechos, honorarios y acciones que desea reflejar.
Si solo desea incluir una breve descripción de los honorarios y derechos, la forma más sencilla es crear una apunte de tipo Minuta y en la casilla Descripción introducir el texto que desea que aparezca en la Minuta impresa.
Si desea incluir varias partidas de honorarios, o varias líneas de explicación, cree un nuevo apunte de tipo Honorarios para cada línea adicional. Podrá indicar en cada apunte concreto, el importe económico que le corresponde.
No es necesario que dé de alta los apuntes de tipo Honorarios, en el caso de que ya haya dedicado el tiempo a crear las Tareas. Si en las tareas anota su importe devengado y las marca como notificables al cliente, conseguirá que se incluyan automáticamente en las minutas. Nota: en algunos países con legislación fiscal estricta como España no es posible usar esta funcionalidad, use en su caso apuntes de Honorarios.
La base imponible se calculará como la suma de todos los importes.
En algunos países la legislación fiscal impide facilitar el uso del software a los usuarios del mismo, para impedir que el fisco pierda sus diezmos y derechos de conquista.
En esos casos, GEDEX pedirá la confirmación de los apuntes económicos, y una vez confirmados, no será posible su modificación.
Con los botones correspondientes para imprimir minutas y emitir facturas GEDEX generará los documentos correspondientes. La diferencia entre ambos es que la minuta incluye los detalles de cobros al cliente ya realizados y pendientes, mientras que la factura solo detalla los apuntes económicos y los impuestos.
En países con legislación fiscal estricta, una vez se haya emitido una factura (el apunte se confirma obligatoriamente entonces), ya no se podrá modificar. Pero sí será posible generar una nueva minuta días después con detalles actualizados de los cobros al cliente e importes pendientes de cobro.
Dónde definir sus datos fiscales para minutar