Las fichas de expedientes pueden ser configuradas para que soliciten la Contraseña de Lectura cuando algún usuario intente abrirlas.
El uso de la Contraseña de Lectura permite proteger información sensible frente al acceso por parte del resto del personal del despacho.
El administrador (o administradores) puede configurar GEDEX para que cada miembro del despacho cuente con una contraseña personal. Igualmente, GEDEX permite la creación de usuarios "impersonales" (o grupos de miembros) los cuales son tratados como un único usuario genérico, como por ejemplo un grupo de pasantes o administrativos.
Adicionalmente a las contraseñas personales, existe la posibilidad de proteger mediante una Contraseña de Lectura a algunas fichas, a discreción del administrador de su despacho. Dicha contraseña es la misma para todos los usuarios.
> Si usted no es la persona administrador de su despacho, póngase en contacto con sus superiores para que le revelen la Contraseña de Lectura. Mientras tanto no podrá acceder a las fichas que hayan sido protegidas con el candado.
> Si es usted la persona administrador de su despacho, y ha olvidado la Contraseña de Lectura, abra el menú Configuración / Seguridad / Cambiar contraseña de lectura. GEDEX le solicitará la Contraseña Maestra y si es válida, le permitirá crear una nueva Contraseña de Lectura.
En este punto, puede dejar en blanco la casilla de introducción de la Contraseña de Lectura. Con ello, y a partir de entonces, GEDEX no se preocupará por comprobar si las fichas tienen o no pulsado el icono del candado.