Utilice esta pantalla para anotar los cobros y pagos, así como las minutas que se generen con relación al expediente.
Podrá crear múltiples apuntes, y ordenarlos por fechas. En esta pantalla verá reunida toda la información. Se mostrará en la parte superior un listado con todos los apuntes que vaya creando, y en la parte inferior unas casillas, las cuales le permitirán configurar un apunte cada vez.
Elija el tipo de apunte que desea crear de entre los que le ofrece GEDEX: Provisión, Suplido, Minuta, Gasto, Honorarios, A cuenta. No todos los tipos están disponibles en todas las ediciones de GEDEX, ni en antiguas versiones.
Para crear nuevos apuntes adicionales, pulse el botón '+ Nuevo'.
En el siguiente ejemplo se muestra un expediente con varios apuntes ya creados:
En el ejemplo, se ha seleccionado el primer apunte, de tipo Minuta, haciendo clic sobre la fila superior (la cual se ha vuelto de color amarillo) y su detalle se muestra en la parte inferior de la ventana.
Tras haber pulsado el botón '+ Nuevo' elija en primer lugar la clase de apunte (pulsando en las palabras Provisión, Suplido, Gasto, Minuta etc.) En la parte inferior de la pantalla (osea, debajo del listado de apuntes) podrá rellenar las diversas casillas vacías que conforman los datos del apunte económico. Observe que las casillas vacías varían en función de qué tipo de apunte haya elegido.
Rellene las casillas según corresponda, fechas de cobro, pago o emisión, y anote las cantidades monetarias asociadas.
Para introducir fechas, lo más sencillo es pulsar el botón que tienen situado a su derecha, con forma de hoja de calendario con el número 15. Se visualizará un calendario para que elija cómodamente la fecha. Para introducir la fecha de hoy puede hacer doble clic en dicho botón. El calendario incluye botones para ir al mes/año anterior/siguiente. Si desea borrar una fecha, selecciónela con el ratón y pulse la tecla de borrar ←
Las cantidades monetarias pueden ser introducidas en euros, dólares y múltiples otras monedas occidentales. Para seleccionar la moneda, pulse sobre el icono con forma de pila de monedas. Si al pulsar el icono no le da opción a seleccionar la moneda, abra en el menú Configuración → Configuración general → Moneda y configure apropiadamente las opciones allí presentes.
Al cambiar la moneda de un apunte (con el icono mencionado anteriormente), se realizará la conversión automática de antiguas monedas, según las normas oficiales de redondeo en la conversión. La conversión está disponible entre monedas que tengan equivalencia fijada.
Observe las casillas cuadradas tituladas 'Cobrado' y 'Pagado' (depende de la clase del apunte aparecerán una o la otra). Si marca estas casillas, GEDEX considerará que ya se ha cobrado/pagado el apunte.
Este concepto es independiente de la fecha de cobro/pago, y le permite expresar de forma sencilla el estado de cuentas.
Por ejemplo, puede dejar sin marcar la casilla 'Cobrado' y escribir la fecha de mañana, para indicar que lo vamos a cobrar mañana. Por ejemplo, porque el cliente nos ha pedido posponer el cobro hasta mañana.
O también, marcar una casilla 'Pagado' y escribir una fecha de la semana pasada.
Por último, en épocas de crisis, es habitual tener una fecha de hace meses y no haber marcado la casilla 'Cobrado', para indicar a GEDEX que esté atento pues ya deberíamos haber cobrado.
GEDEX tiene en cuenta estas casillas de cobros y pagos que deberían haberse imputado en cierta fecha y que están pendientes o sufren retraso, y le avisará puntualmente cuando surjan estas circunstancias.
También, en la lista de apuntes observará que el color en que se muestran las cantidades le permite de un vistazo diferenciar cantidades adeudadas, ya cobradas, pendientes de cobro, etc.
En algunos países la posibilidad de dejar apuntes pendientes de cobro o pago afecta a la posibilidad de declarar el apunte, y puede que no estén disponibles por motivos fiscales.
Cuenta con varias posibilidades para conseguir que al imprimir la Minuta se incluyan detalles de los honorarios, derechos y acciones que desea reflejar:
Si desea incluir varias partidas de honorarios, o varias líneas de explicación, cree un nuevo apunte de tipo Honorarios para cada línea de texto adicional. Podrá indicar en cada apunte de Honorarios concreto, el importe económico que le corresponde.
Si solo desea incluir en la minuta una breve descripción de los honorarios y derechos, la forma más sencilla es al crear el apunte de tipo Minuta en su casilla Descripción introducir el texto.
No es necesario que dé de alta los apuntes de tipo Honorarios, en el caso de que ya haya dedicado el tiempo a crear las Tareas. Si en las tareas anota su importe devengado y las marca como notificables al cliente, conseguirá que se incluyan automáticamente en las minutas. Nota: en algunos países con legislación fiscal estricta como España no es posible usar esta funcionalidad, use en su caso apuntes de Honorarios.
Para cada cliente puede crear varios expedientes, y en cada expediente puede crear minutas.
Antes de crear una minuta, anote las provisiones de fondos, los gastos en que se haya incurrido y opcionalmente los honorarios. Cerciórese de que las fechas de estos apuntes son correctas.
Para generar una minuta, haga clic en el botón Minuta.
Asigne a la minuta una fecha igual o mayor que las fechas de todos los apuntes. Los apuntes con fechas mayores que la minuta no pueden ser incluidos en ella. Necesitará crear una segunda minuta para ellos.
Bajo legislación estricta, la minuta solo podrá contener apuntes de un único trimestre o período fiscal.
Puede definir un sujeto pasivo diferente al cliente principal.
Podrá intentar directamente la creación de la Minuta; cualquier dato necesario para su elaboración se lo irá solicitando GEDEX.
El importe total a minutar se calculará como la suma de todos los importes de los apuntes económicos que se incluyan en la minuta. La Base Imponible puede dejarla con un cero para que GEDEX haga el cálculo. Si escribe usted una cantidad inferior a la esperada en la casilla Base Imponible, GEDEX le alertará y permitirá corregirla automáticamente. Si escribe una cantidad superior a la esperada, GEDEX le ofrecerá la posibilidad de aumentar los honorarios, mediante un apunte generado dinámicamente por "otras gestiones realizadas".
En algunos países la legislación fiscal impide facilitar el uso del software a los usuarios del mismo, con restricciones que garantizan la inviolabilidad de los registros económicos, para evitar por ejemplo manipulaciones. En esos casos, GEDEX pedirá la confirmación de los apuntes económicos, y una vez confirmados, no será posible su modificación.
En algunos países como España, la emisión de facturas se realizará exclusivamente mediante herramientas oficiales externas/ajenas a GEDEX, en cuanto así lo exija la legislación.
La obligatoriedad de la identificación de usuarios hace que en algunos países para poder generar minutas (y en su caso emitir facturas) sea necesario contar con una edición de GEDEX con capacidad para contar con usuarios múltiples, a los cuales se asignan contraseñas de acceso personales.
Con los botones correspondientes para imprimir minutas y emitir facturas GEDEX generará los documentos correspondientes. La diferencia entre ambos es que la minuta incluye los detalles de cobros al cliente ya realizados y pendientes, mientras que la factura incluye los detalles de los apuntes económicos y los impuestos.
En los países donde es factible, si ya ha emitido una factura, cuando imprima una minuta en ella se incluirá la factura. Es decir, que el documento minuta englobará en su interior la factura.
En países con legislación fiscal estricta, una vez se haya emitido una factura (el apunte se confirma obligatoriamente entonces), ya no se podrá modificar. Pero sí será posible generar una nueva minuta días después con detalles actualizados de los cobros al cliente e importes pendientes de cobro.
A diferencia de otros programas que intentan forzarle a usar un sistema propio de contabilidad, con GEDEX puede emplear cualquier herramienta del mercado que cumpla con la legislación vigente. En España recomendamos ContaSol y otros programas que hayan sido desarrollados en España, aunque no estamos afiliados con esas empresas de ningún modo. En España, si va a elaborar minutas con GEDEX o a anotar los apuntes económicos de sus expedientes, tenga en cuenta que la reciente legislación vigente le impide utilizar otro software adicional (como por ejemplo los mencionados en este mismo párrafo) y deberá hacer uso exclusivo de un único software para facturar.
En esta pantalla Economía se muestran todos los cobros, gastos y demás movimientos que afectan a un expediente concreto.
No confunda el concepto: esta pantalla no muestra todos los cobros realizados a un cliente, solo los cobros, gastos y demás movimientos que afectan a un expediente concreto. Su cliente quizá intervenga en múltiples expedientes. Quizá varios clientes intervengan en este expediente.
Si desea ver todas las minutas de un cliente concreto, acceda a la ficha de ese cliente y pulse el botón 'Minutas'. Se mostrará la lista de todas las minutas de ese cliente, en todos los expedientes que intervenga.
Utilice el botón 'Totales' para visualizar un resumen de cobros y pagos, desglosados en euros, dólares y otras monedas. En el resumen, puede mostrar y ocultar cualquier moneda pulsado el botón con su nombre (Euros, Dólares US, moneda local).
Pulse de nuevo el botón 'Totales' para volver a visualizar la lista de apuntes económicos.
Con la evolución de un expediente es posible que necesite crear minutas adicionales, para reflejar los importes económicos ocurridos después de haber creado la primera minuta.
Utilice el botón 'Desglosar' para que se separen en grupos bien diferenciados los apuntes que corresponden a cada una de las minutas de este expediente.
Pulse de nuevo el botón 'Desglosar' si desea ver los apuntes económicos ordenados por fecha. En esta vista, no se agruparán por minutas, sino que se mostrarán en secuencia.
Dónde definir sus datos fiscales para minutar