GEDEXManual de Usuario

Pantalla Economía - Situación Económica del Expediente

Utilice esta pantalla para anotar los cobros y pagos, así como las minutas (y facturas) que se generen con relación al expediente.

Podrá crear múltiples apuntes, y ordenarlos por fechas. En esta pantalla verá reunida toda la información.

Para crear un nuevo apunte, pulse el botón 'Nuevo'. Se mostrará en la parte superior un listado con todos los apuntes que vaya creando, y en la parte inferior unas casillas, las cuales le permitirán configurar un apunte cada vez.

Dispone de cuatro tipos de apuntes: Provisiones, Suplidos, Gastos y Minuta. Como su nombre indica, las Provisiones son cantidades aportadas por alguno de los clientes del caso, los Suplidos y Gastos son cantidades que abona o en que incurre su despacho en la gestión del caso, y la Minuta es el lugar donde se asignan las facturas emitidas al cliente, las cuales tienen formato de minuta con todos los detalles definidos en el resto de apuntes.

En el siguiente ejemplo se muestra un expediente con 4 apuntes ya creados, uno de cada tipo:

Ejemplo pantalla Economía con 4 apuntes

En el ejemplo, se ha seleccionado el tercer apunte, de tipo Gasto, y su detalle se muestra en la parte inferior de la ventana.

Economía referida a un cliente

No confunda el concepto: en esta pantalla no se muestran todos los cobros realizados a un cliente, sino los cobros y demás movimientos que afectan a un expediente concreto. Sus clientes habituales aparecerán en cada uno de los expedientes en los que intervengan.

Cómo rellenar un apunte

Tras haber pulsado el botón 'Nuevo', en la parte inferior de la ventana se mostrarán varias casillas vacías para introducir información. Elija en primer lugar la clase de apunte pulsando en las palabras Provisión, Suplido, Gasto o Minuta. Observe que las casillas vacías varían en función de qué tipo de apunte haya elegido.

Rellene las casillas según corresponda, fechas de cobro, pago o emisión, y anote las cantidades monetarias asociadas.

Cómo introducir las fechas

Para introducir fechas, lo más sencillo es pulsar el botón que tienen situado a su derecha, con forma de hoja de calendario con el número 15. Se visualizará un calendario para que elija cómodamente la fecha. Para introducir la fecha de hoy puede hacer doble clic en dicho botoón. El calendario incluye botones para ir al mes/año anterior/siguiente. Si desea borrar una fecha, selecciónela con el ratón y pulse la tecla de borrar  ← 

Cómo introducir cantidades monetarias

Las cantidades monetarias pueden ser introducidas en euros, dólares y en cualquier otra moneda. Para seleccionar la moneda, pulse sobre el icono con forma de pila de monedas. Si al pulsar el icono no le da opción a seleccionar la moneda, abra en el menú Configuración → Tarifas y configure apropiadamente las opciones allí presentes.

Antiguas pesetas españolas

Al cambiar la moneda de un apunte (con el icono mencionado anteriormente), se realizará la conversión de antiguas pesetas a euros, según las normas oficiales de redondeo en la conversión. La conversión de cotizaciones únicamente funciona entre las antiguas pesetas y euros, no con otras monedas dado su caracter variable.

Cobrado y Pagado

Observe las casillas cuadradas tituladas 'Cobrado' y 'Pagado' (depende de la clase del apunte aparecerán una o la otra). Si marca estas casillas, GEDEX considerará que ya se ha cobrado/pagado el apunte.

Este concepto es independiente de la fecha de cobro/pago, y le permite expresar de forma sencilla el estado de cuentas.

Por ejemplo, podemos marcar la casilla 'Cobrado' y marcar la fecha de mañana, para indicar que lo vamos a cobrar mañana, o también, marcar una casilla 'Pagado' y marcar una fecha de la semana pasada.

Por último, en épocas de crisis, es habitual marcar una fecha de hace meses y no marcar la casilla 'Cobrado', para indicar a GEDEX que esté atento pues ya deberíamos haber cobrado.

GEDEX tiene en cuenta estas casillas de cobros/pagos que deberían haberse imputado en cierta fecha y que están pendientes o sufren retraso, y le avisará puntualmente cuando surjan estas circunstancias.

También, en la lista de apuntes observará que el color en que se muestran las cantidades le permite de un vistazo diferenciar cantidades adeudadas, ya cobradas, pendientes de cobro, etc.

Totales

Utilice el botón 'Totales' para visualizar un resumen de cobros y pagos, desglosados en euros, dólares y otras monedas. En el resumen, puede mostrar y ocultar cualquier moneda pulsado el botón con su nombre (Euros, Pesetas, Dólares US, moneda local).

Cómo crear una Minuta o Factura

GEDEX le permite generar minutas basadas en los detalles económicos de sus expedientes.

Para cada cliente puede crear varios expedientes, y en cada expediente puede crear una minuta (o varias si lo considera necesario).

Para generar una minuta, haga clic en el botón Minuta.

Podrá intentar directamente la creación de la Minuta; cualquier dato necesario para su elaboración se lo irá solicitando GEDEX. Por ejemplo, podrá definir un sujeto pasivo diferente al cliente principal; podrá cambiar el importe a minutar y GEDEX dinámicamente ajustará los conceptos.

A diferencia de otros programas que intentan forzarle a usar un sistema propio de contabilidad y facturación, con GEDEX puede emplear cualquier herramienta externa del mercado. Puede establecer con total libertad el número de factura a emplear. Si deja el número en blanco, GEDEX considerará que va a emitir una factura proforma.

Si utiliza una edición de GEDEX con capacidad para imprimir, pulse el botón Factura (mientras está visualizando los detalles de la minuta en pantalla) y se generará el documento.

Ayuda adicional

Cómo crear una Minuta o Factura

Dónde definir sus datos fiscales para facturar

Moneda y Tarifas

Ficha de un Expediente

Índice de ayuda GEDEX

Soporte Técnico

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