GEDEXManual de Usuario

Ficha Fiscal ~ Ficha de Identidad Fiscal de su Firma, Despacho o Empresa

Puede emplear GEDEX para emitir minutas a sus clientes. Siga estas instrucciones para configurar el programa, y con ello poder emitir sus minutas.

En firmas que están empezando a usar GEDEX, el programa consultará cada vez que se edite la ficha de un contacto para determinar si ese contacto es quien representa fiscalmente a su firma.

Si cada vez que cierra la ficha de un contacto el programa persiste en preguntarle "Indique si su despacho o empresa es XXXXX", le recomendamos que siga estas instrucciones para que la pregunta no vuelva a aparecer. Si de momento sólo está probando el software, puede evitar fácilmente configurarlo, simplemente, responda afirmativamente a la pregunta anterior.

Primer paso: Crear la Ficha Fiscal de su Firma

Necesitará crear una ficha de contacto para su despacho o empresa, con sus propios datos, según se explica a continuación. A esta ficha de contacto la denominaremos Ficha Fiscal para simplificar la lectura de las instrucciones.

Pulse el botón titulado 'Ver Contactos' con la imagen de unas personas para mostrar el listado de contactos.

El botón 'Muestra sus contactos'

En la ventana del listado, observe que se encuentra un botón el botón 'Insertar contacto' denominado 'Nuevo contacto' o 'Insertar contacto'. Pulse el botón y habrá creado una nueva ficha.

En esta ficha, podrá introducir toda la información de contacto que desee: su nombre, dirección fiscal, fax y teléfonos, y otros datos de interés.

Segundo paso: Introducir datos fiscales en su Ficha Fiscal

GEDEX necesitará conocer sus propios datos fiscales para poder reflejarlos en las minutas.

Escriba en su ficha fiscal tanto su denominación fiscal (razón social o nombre y apellidos) como su identificación fiscal.

Para introducir su identificación fiscal, bien sea un NIF español, pasaporte europeo, número de la seguridad social americana, cédula de ciudadanía, número de permiso de conducción, u otros números de identificación utilizados por el organismo tributario de su país, haga clic en la casilla situada a la derecha de la fecha de nacimiento.

En caso de que la ficha sea para una entidad, empresa, fundación, organización, etc, y no una persona física, pulse la casilla 'Entidad'. De ese modo, se adecuará la ficha para la introducción de personas jurídicas.

Ficha de contacto tipo Entidad

Las fichas de contactos disponen de cuatro direcciones: Particular, Trabajo, Correo y Fiscal.

Le recomendamos que introduzca la dirección Fiscal. Para ello, muestre la dirección fiscal pulsando la letra [F] con color de fondo blanco.

Si lo desea, posteriormente podrá mostrar cualquiera de las direcciones pulsando sobre las casillas [P], [T], [C] y [F].

Detalle de direcciones en fichas de contacto

Si desea que las minutas incluyan el logotipo de su despacho o empresa, inserte una fotografía en la ficha (usando el botón Insertar fotografía).

Tercer paso: Confirmar

Cierre la ficha que ha creado.

GEDEX le preguntará si los datos recién introducidos corresponden a su despacho o empresa, con la pregunta: "Indique si su despacho o empresa es XXXXXX". Responda afirmativamente.

Si GEDEX no le ha preguntado, acceda al menú Configuración → Configuración generalFiscal. Si en esa pantalla aparece el nombre de otro usuario o empresa, pulse el botón Quitar. Finalmente, repita el segundo paso (introducir datos fiscales) asegurándose de que la identificación fiscal es correcta.

Cómo modificar su Ficha Fiscal

Para realizar cambios en el futuro, simplemente localice su ficha fiscal, ábrala y modifique lo que necesite.

Cómo mostrar en pantalla su Ficha Fiscal

Para visualizar la ficha fiscal, simplemente en el listado de contactos localice su ficha fiscal y ábrala.

Para localizar rápidamente la ficha fiscal acceda al menú Configuración → Configuración generalFiscal. Si en esa pantalla aparece el nombre fiscal de su despacho o empresa, haga clic sobre él y se abrirá la ficha en pantalla para que pueda revisar o modificar cualquier dato.

Cómo crear una Minuta o Factura

GEDEX le permite generar minutas basadas en los detalles económicos de sus expedientes.

Para cada cliente puede crear varios expedientes, y en cada expediente puede crear una minuta (o varias si lo considera necesario).

Para generar una minuta, en la ficha de un expediente acceda a la pantalla Economía y haga clic en el botón Minuta. Podrá intentar directamente la creación de la Minuta; cualquier dato necesario para su elaboración se lo irá solicitando GEDEX. Por ejemplo, podrá definir un sujeto pasivo diferente al cliente principal; podrá cambiar el importe a minutar y GEDEX dinámicamente ajustará los conceptos.

A diferencia de otros programas que intentan forzarle a usar un sistema propio de contabilidad y facturación, con GEDEX puede emplear cualquier herramienta externa del mercado. Puede establecer con total libertad el número de factura a emplear. Si deja el número en blanco, GEDEX considerará que va a emitir una factura proforma.

Si utiliza una edición de GEDEX con capacidad para imprimir, pulse el botón Factura (mientras está visualizando los detalles de la minuta en pantalla) y se generará el documento.

Ayuda relacionada

Configuración Fiscal, Impuestos y Datos Fiscales

Cómo crear una ficha de contacto en GEDEX

Funcionamiento de botones en el menú de GEDEX

Detección de Códigos Postales

Listín telefónico

Cómo buscar fichas de contactos

Importar y exportar fichas

Eliminar una ficha de contacto

Ayuda adicional

Índice de ayuda GEDEX

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